美國的人事檔案管理及其啟示

鄭美虹

一、 美國的人事檔案管理

美國的人事檔案管理工作與其人事制度和檔案管理體制密切相關。強調地方政府自主的意識形態(tài)和政治制度與強調自立、自強與自助的社會文化相互促進，相互滲透，使美國的人事檔案管理工作有其鮮明的特點。

1、 美國人事檔案的內容

美國人事檔案是指國家機構、社會組織在人事活動中形成的，記述和反映人員經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的原始記錄；還有某些專業(yè)部門形成的公民信譽狀況、健康狀況、財產(chǎn)和收入狀況，刑事和犯罪處理案卷等與個人秘密有關的檔案文件，也被看作是人事檔案的重要組成部分。具體內容包括公民個人履歷情況、誠信狀況，公民在錄用、考核、晉升、培訓、工資福利、退休等方面情況的記錄，以及社會保險、醫(yī)療保險交付情況、工作中受獎懲情況的記載等。人事檔案袋中的材料少而精，且不斷更新。

2、 美國人事檔案管理體制

在美國，聯(lián)邦政府各部門、各機關的檔案由聯(lián)邦檔案機構負責集中管理，各州、市、企業(yè)、公司、財團、科研、文教等非聯(lián)邦機關的檔案由歸屬者自行管理。美國的人事管理總署直接對總統(tǒng)負責，是聯(lián)邦政府管理雇員的中心機構，具體負責聯(lián)邦政府所屬雇員的錄用、考核、培訓、晉升和退休等事項。聯(lián)邦政府各個部門都統(tǒng)一設置人事機構，負責該部門的人事檔案管理。州政府、地方政府中也有具體管理人事檔案工作的機構，雖然名稱不盡一致，但工作范圍和內容基本上是相同的。無論是聯(lián)邦政府還是地方政府，“為納稅人服務，使納稅人滿意”的工作原則，在人事檔案的管理和利用上得以充分體現(xiàn)。

在美國，人事檔案管理工作是在政府部門與檔案管理部門的密切合作下進行的。檔案管理部門對機關人事檔案管理工作的監(jiān)督和指導是通過各種渠道進行的，如日常的工作接觸，舉辦文件管理人員培訓班，為聯(lián)邦機關提供標準的人事檔案管理程序，以及直接進行工作檢查。機關人事檔案管理工作與移交后的文件中心和國家檔案館的工作絲絲相扣，形成相互銜接的工作程序。政府部門的人事檔案一直保存在各機關，當某個工作人員離職或退休后，便移交到密蘇里州圣路易斯的全國人事文件中心。這時的人事檔案仍被視為由各形成單位所有的現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件，文件中心不能泄露有關內容。人事檔案一般要到當事人去世后才能算作非現(xiàn)行文件，經(jīng)鑒定后大部分銷毀，少數(shù)具有歷史價值的保存下來，并逐步向社會開放。

3、 美國公民的信用檔案

在美國，無論人怎樣自由流動，都有一個終生的社會安全號，通過這個無法偽造的號碼，每個人擁有一份信譽局做出的信用報告，任何銀行、公司或業(yè)務對象都可以付費查詢這份報告。個人信用狀況通過一系列有效的數(shù)據(jù)、事實來支撐，由此獲得支付能力而進行消費、投資和經(jīng)營。一旦某人被信譽局記錄在案，此人的信譽就有污點，在以后的諸多領域均受到限制。信用檔案的管理十分嚴密，它使得任何有良知、想體面的人都不敢膽大妄為，不講信用將會付出很大的代價，因此美國的公民非常重視培養(yǎng)自己的信用。

4、 美國的社會保險檔案

美國的一些專業(yè)部門也保存著公民的一部分人事檔案，社會保險號碼（SOCIAL SECURITY NUMBER，簡稱SSN）就是一例。美國所有的成年人都有一個非常重要的社會保障號，其作用類似于我國的個人身份證，但卻有所不同。1935年，美國為了保護失業(yè)者頒布的社會保險法就規(guī)定，在全國范圍建立統(tǒng)一的失業(yè)人員補償機制和統(tǒng)一的退休金計劃，這兩個機制的資金都來源于工人和雇主定期交納的費用。社會保險管理局負責給每個公民分配9位數(shù)的社會保險號碼，聯(lián)邦政府通過這個號碼可以追蹤雇員和雇主交納保險金的情況，以此作為日后獲取諸如退休金、老年醫(yī)療、退役軍人收益等各種社會保障的憑證。

5、 美國人事檔案的管理和利用

隨著計算機技術等現(xiàn)代技術的推廣應用，美國不斷地開發(fā)人事檔案管理的自動化系統(tǒng)，使人事檔案管理工作實現(xiàn)了數(shù)字化、信息化管理，與此同時，還采用先進的縮微技術來存儲檔案信息，實現(xiàn)了人事檔案管理工作現(xiàn)代化。

美國公民非常重視個人隱私權，這一思想也貫徹在人事檔案管理工作中。人事檔案內容部分地向個人開放，但不向公眾提供利用。以密歇根大學為例，每個雇員都可以上網(wǎng)查閱自己的某些人事檔案，如工作履歷、提薪情況等。在美國的某些州，讓未經(jīng)人事檔案主體授權的人查看人事檔案是違法的，對執(zhí)法部門也不例外。例如：如果聯(lián)邦調查局或當?shù)鼐煜胍榭茨橙说臋n案，他們必須向法庭提出申請，得到搜查證后才可查閱。

二、 美國人事檔案管理對我們的啟示

美國的人事檔案管理，在很多方面都給我們留下了極為深刻的印象。尤其是美國所創(chuàng)建的公民信用檔案等給我們以啟示，值得我們借鑒。

啟示一：建立公民誠信檔案

目前我國的人事檔案在誠信建設方面還存在著許多問題，造假現(xiàn)象屢屢發(fā)生，人事檔案的可信度在大幅度降低。美國為公民建立個人信用檔案的做法啟示我們：應加強信用檔案建設，在人事檔案中增加個人信用情況的記錄，包括公共機構形成的個人信用記錄和用人單位建立的職業(yè)信用記錄。前者包括個人貸款及償還記錄、民事和刑事訴訟記錄及有關不守信用處罰的記錄等；后者我們可以借鑒國外公司，通過供職單位對員工的績效以及信譽做出評估，建立員工翔實的個人職業(yè)信用記錄，并予以存檔，使之成為個人職業(yè)生涯的信用資本。建立個人信用檔案系統(tǒng)迫在眉睫，有助于政府、企業(yè)、個人在經(jīng)濟往來中提供令對方信服的證據(jù)，有助于我國加入ＷＴＯ組織后在國際貿(mào)易中遵循“信用經(jīng)濟”的法則。

啟示二：人事檔案信息部分向個人開放

目前我國的人事檔案提供利用僅僅面向組織，任何個人不能查閱自己的人事檔案，人事檔案對每個人來講都是非常神秘的，大家不知道自己的檔案袋里究竟有什么。在實際工作中，經(jīng)常會遇到當事人對自己的某些情況記憶模糊、本人要求查檔的情況，但按照目前的人事檔案提供利用制度是絕對不允許的，這種提供利用制度與民主、公開、透明的現(xiàn)代法治精神不相符合，人事檔案提供利用制度應與時俱進。美國的人事檔案管理“為納稅人服務”、人事檔案內容向當事人部分開放的做法啟示我們：人事檔案管理工作應當以人為本，對于只要不屬于保密范圍的，個人應享有對自己檔案的知情權，個人可以知道自己檔案的目錄內容，使自己的合法權益不受侵犯。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中一些非保密的信息可以向個人開放，但對這些信息個人只有查看權利，沒有修改權利。人事檔案信息部門向個人開放，不僅大大方便了公民，而且可增強公民的檔案意識，有利于加強對人事檔案管理工作的監(jiān)督，使人事檔案工作更好地為公民服務。

啟示三：加強人事檔案現(xiàn)代化管理

計算機與網(wǎng)絡已成為現(xiàn)代化技術的核心。利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、查找，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，是當前人事檔案管理工作研究的重要課題。美國采用縮微技術存儲人事檔案內容的做法啟示我們：我國的人事檔案管理應由傳統(tǒng)的控制性管理向服務性管理轉變，盡快建立全國人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，加快全文數(shù)據(jù)庫建設和“三網(wǎng)“建設。

第一，建立全國人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫是人事檔案信息化建設的基礎工作，是人事檔案提供利用實現(xiàn)優(yōu)質服務、主動服務的基礎和前提。隨著人事制度改革的不斷深入及人事代理制的實行，人員逐步由“單位人”向“社會人”轉變，人員流動日趨頻繁，建立全國通用的、標準的、先進的、適用的、可靠的人事檔案信息庫，為今后實現(xiàn)信息資源數(shù)字化、信息網(wǎng)絡化、信息載體多樣化、管理流程自動化、信息共享整體化打下堅實的基礎。力爭避免各系統(tǒng)各單位自行設計、硬件配置不統(tǒng)一、軟件不兼容的做法。

第二，加快全文數(shù)據(jù)庫建設和“三網(wǎng)”建設。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫雖能夠快速、高效進行人員信息的查詢、檢索、統(tǒng)計、分析，生成各種名冊和表格，但人事檔案信息數(shù)據(jù)庫無法提供檔案中的鑒定、考核材料等內容。為深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案利用工作效率，保護實體檔案，借鑒美國縮微技術在人事檔案管理的應用，我們有必要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，通過大型掃描儀把利用頻率高、易磨損、利用價值高的檔案材料傳輸?shù)接嬎銠C中，建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫。利用部門可根據(jù)需要從全文數(shù)據(jù)庫中調出有關內容，通過屏幕查閱并根據(jù)需要進行摘錄、打印等。在數(shù)據(jù)庫建設的基礎上加強域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)“三網(wǎng)”建設，建成技術先進、功能完善的人事信息服務網(wǎng)絡。努力做到全國人事檔案信息資源的共享，既方便了利用者，又大大提高人事檔案利用工作的效率和質量，從而實現(xiàn)人事檔案的信息化和現(xiàn)代化管理。

參考文獻：

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⑥ 馬小彬：《赴美培訓見聞》，《四川檔案》19９9年第6期。

作者單位：山東臨沂師范學院