解析建設(shè)工程檔案收集整理標(biāo)準(zhǔn)化

徐春艷

【摘 要】 無論何種工程中，檔案的收集整理的標(biāo)準(zhǔn)化都是在管理檔案時非常重要的環(huán)節(jié)之一，只有標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理才能使得文檔的保管與利用的價值達(dá)到最大化，保存檔案更完整，檢索時更方便快捷，大大提高工作效率，建設(shè)工程中也不例外，因此，我們要在思想和意識上強化檔案標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的重要性，在收集和整理建設(shè)工程檔案時，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】 建設(shè)工程 檔案收集整理 標(biāo)準(zhǔn)化

一、建設(shè)工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化的收集過程

在建設(shè)工程中，檔案管理以及相關(guān)部門中，雖然在工作時可以執(zhí)行相關(guān)的部門所制定的標(biāo)準(zhǔn)，但在實際工作中并無收集整理檔案的一套標(biāo)準(zhǔn)方案與規(guī)程，大多數(shù)的部門都是按照自己以往的工作經(jīng)驗或者部門自己制定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，使得檔案的管理混亂無序，往往要耗費大量的無謂的時間，并且檔案的完整性也存在一定的欠缺，一旦要查閱或調(diào)用檔案，就會遇到很多麻煩。因此，制定一套標(biāo)準(zhǔn)化的切實可行的建設(shè)工程檔案的收集整理辦法是非常必要的。

（1）傳統(tǒng)的建設(shè)工程檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)化

1.建設(shè)單位是工程建設(shè)的第一責(zé)任主體。因此工程的項目建設(shè)檔案的文件材料（如工程的立項、勘察設(shè)計、招投標(biāo)、施工、竣工驗收等）必須要收集全，這對建設(shè)單位來說是工作時的難點。

檔案的質(zhì)量在一方面上反映了工程的質(zhì)量。工程檔案涉及廣泛的領(lǐng)域、多樣化的記錄形式、文件材料眾多、建設(shè)周期長等等許多特點，使得檔案的收集格外困難和混亂。因此建立一套標(biāo)準(zhǔn)化的工程檔案收集體系勢在必行。

要建立分類的檔案管理制度以及檔案管理網(wǎng)絡(luò)。將工程所需的文件，如工程準(zhǔn)備階段的文件、施工文件、監(jiān)理文件和竣工驗收的文件等等分別分類并收集齊全。竣工后經(jīng)過規(guī)范的整理，即依據(jù)建設(shè)工程的檔案分類規(guī)范和國家規(guī)范后移交給主管部門以及城建部門。

2. 建設(shè)工程檔案的主要責(zé)任單位是建設(shè)單位，工程文件的收集、組織和管理實施都是建設(shè)單位的職責(zé)所在。一旦工程開始立項，工程檔案就要開始按規(guī)定進(jìn)行收集，在工程的各個項目部門和施工現(xiàn)場等地都要派有專門的檔案員來負(fù)責(zé)收集現(xiàn)場資料，經(jīng)整理后向規(guī)定的檔案室移交檔案。一般來說，建設(shè)工程項目的檔案可以在完成項目后收集，但是對于建設(shè)周期長，建設(shè)工程文件較多的建設(shè)項目，一次性收集和整理工作量非常大，這時，就要采取階段完成的措施。歸檔文件的質(zhì)量要符合標(biāo)準(zhǔn)，編制單位和日期頁碼等要準(zhǔn)確，公章清晰，合同、協(xié)議書等重要文件上，法人代表的簽字必須正規(guī)。

3. 建設(shè)單位在交付建設(shè)工程的檔案時，往往沒有達(dá)到合格的標(biāo)準(zhǔn)。因此城建部門的工程檔案管理人員要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對建設(shè)單位所交付的建設(shè)工程檔案實行檢查和驗收工作。只有在達(dá)到合格的標(biāo)準(zhǔn)后才能對建設(shè)單位發(fā)放證明檔案合格的證書。在未達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)之前有事要進(jìn)行反復(fù)的檢查和驗收。只有通過了預(yù)驗收與驗收這兩道程序，才能正式發(fā)放檔案合格的證書。在進(jìn)行預(yù)驗收時要羅列出出現(xiàn)的問題以及對問題的解決以及補充。通過驗收的建設(shè)工程檔案要按照分類大綱以及相關(guān)的國家規(guī)范按照“建設(shè)時間”、“建設(shè)程序”和“建設(shè)階段”等關(guān)鍵的分類標(biāo)準(zhǔn)分類，詳細(xì)注明建設(shè)單位和部門，并且責(zé)任到責(zé)任人。責(zé)任人對歸檔范圍要做到一清二楚，以便日后查找和使用。

（2）利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)使得工程檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化

通過計算機(jī)技術(shù)建立一套軟件系統(tǒng)來對工程檔案進(jìn)行收集整理和管理在當(dāng)今時代是完全可行的，并且使得檔案收集和整理標(biāo)準(zhǔn)化變得簡單易行。

在預(yù)驗收時，可將工程資料表格化，將竣工圖按照不同的專業(yè)進(jìn)行分布排列，并逐項檢查每一套資料是否合格。如果有某一個專業(yè)相關(guān)的資料缺乏或者不合格，就可以將不合格之處登記在表格上，注明修改的時間和日期，再由移交人與簽收人簽字，認(rèn)可修改。通過這種方式，審查的整個過程就會留下相應(yīng)的記錄，日后查證時就會極為方便。

還可以在電子軟件系統(tǒng)中包含一個預(yù)驗收的記錄，歸納建設(shè)工程檔案中所存在的問題。在經(jīng)過整改到達(dá)驗收標(biāo)準(zhǔn)之后，再由這個電子軟件系統(tǒng)，打印出一份制作好的建設(shè)工程檔案的預(yù)驗收合格證，發(fā)給建設(shè)單位的相關(guān)負(fù)責(zé)人。

建設(shè)工程檔案所存在的額問題整改完畢之后，工程檔案經(jīng)驗收達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)，即可經(jīng)電子軟件的系統(tǒng)再打印一份建設(shè)工程檔案的合格證書。將預(yù)驗收合格證書與驗收合格證書分別編號記錄，以便日后的核對檢查。

在這個電子軟件系統(tǒng)中有兩個表格和兩個證書，分別是建設(shè)工程的檔案移交單、建設(shè)工程檔案的預(yù)驗收審查記錄、建設(shè)工程檔案的預(yù)驗收合格證以及建設(shè)工程檔案的合格證。有了這套電子軟件系統(tǒng)，建設(shè)工程檔案收集的各個過程就會有一個清晰明了的記錄，包括所出現(xiàn)的問題以及問題的整理改正過程等等。檔案的保存也比傳統(tǒng)的模式方便很多。

二、 建設(shè)工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化的整理過程

（1） 傳統(tǒng)的建設(shè)工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)化整理過程

由于目前的技術(shù)條件不夠成熟加上建設(shè)工程檔案涉及廣泛的領(lǐng)域、文件材料眾多、建設(shè)周期長等特點，建設(shè)工程的檔案在整理時還是普遍依賴相關(guān)人員的手工操作。在這種情況下，工程檔案的整理工作的隨意性大大增加，沒有標(biāo)準(zhǔn)工具來確定標(biāo)準(zhǔn)。因此，很多的建設(shè)單位移交給城建檔案館的建設(shè)工程檔案資料的排序都很混亂。雖然依據(jù)建設(shè)部提出的GB/T50328-2001的標(biāo)準(zhǔn)，可以對這些檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化，將檔案資料的順序進(jìn)行規(guī)范化。但在實際應(yīng)用中，這個過程是非常復(fù)雜的。每個項目檔案的內(nèi)容都相去甚遠(yuǎn)，千差萬別，難以統(tǒng)一進(jìn)行系統(tǒng)化和規(guī)范化。

為解決這一難題，檔案管理人員可以使用和設(shè)計一個網(wǎng)格狀的容器設(shè)備來實現(xiàn)建設(shè)工程檔案的整理過程。設(shè)計的這種容器，我們要將其分成很多的小格子，再依據(jù)建設(shè)部的GB/T50328-2001 標(biāo)準(zhǔn)對每個小格按一定的順序進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注。比如：將第一個格子標(biāo)注為某建設(shè)工程的施工許可證，第二個格子標(biāo)記為會審記錄，第四個格子標(biāo)注為核定技術(shù)的核定單......依次標(biāo)注完成。將這些資料的名稱標(biāo)簽張貼在這些格子的顯著位置，分類整理完成后再根據(jù)這些資料的時間順序排列匯總，就形成一套相對完整的建設(shè)工程檔案的資料。通過這種標(biāo)準(zhǔn)化的方式，人為的誤差會大大減少，工作效率也會大幅度提高，不僅如此，檔案工作人員的工作也將輕松許多。

（二）利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化過程

在可預(yù)見的未來，計算機(jī)所存儲的影像數(shù)據(jù)檔案文件將漸漸代替紙質(zhì)的檔案文件資料。那時，檔案的管理就會方便的多也快捷的多。建立一個有關(guān)建設(shè)工程的數(shù)據(jù)庫，然后將每一個工程的所有檔案資料根據(jù)時間或內(nèi)容進(jìn)行逐級分類，形成一個樹狀的結(jié)構(gòu)，比如：存儲一個某建筑工程的全部檔案，不同的工程的名稱都是按時間先后的順序排列的，打開這個建筑工程的名字后，就會顯示出按時間順序排列的工程的施工許可證與會審記錄、技術(shù)的核定單以及所用的主要原料、配件出場的證明、試驗單目錄等等，其中試驗單目錄打開后又包括所有的實驗單。這樣這項工程的檔案條理清晰，一目了然。而且數(shù)字化的數(shù)據(jù)不易丟失，可以多備份幾份，以免發(fā)生意外。通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 查找相關(guān)資料也相當(dāng)迅速。人工的查找速度與電腦相比相去甚遠(yuǎn)。因此，使用現(xiàn)代技術(shù)對建設(shè)工程的檔案實施管理標(biāo)準(zhǔn)化是未來發(fā)展的必然趨勢。

結(jié)束語：隨著技術(shù)越來越先進(jìn)，建設(shè)工程的檔案收集與整理的標(biāo)準(zhǔn)化也變得越來越易于操作，但我們要勇于開拓，不斷創(chuàng)新，最大限度地提高工作效率，減少工作人員的勞動時間和勞動強度。

參考文獻(xiàn)

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[2] 城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范[M].北京：光明日報出版社，2011