淺談提升基層機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)效的有效策略

倪康寧

（山東省萊陽市關(guān)心下一代工作委員會(huì)辦公室，山東 萊陽 265200）

基層機(jī)關(guān)檔案管理主要是對(duì)基層機(jī)關(guān)部門的檔案信息進(jìn)行信息存儲(chǔ)管理。在現(xiàn)階段基層機(jī)關(guān)的檔案管理中要求工作逐漸向信息化、高效化轉(zhuǎn)變。有效提升管理服務(wù)水平，提升檔案檢索速率，發(fā)揮檔案信息作用。

1 檔案管理的作用

在基層機(jī)關(guān)檔案管理過程中，通過對(duì)信息檔案有效管理使用定制化管理方式，延長檔案儲(chǔ)存期限，幫助檔案需要檢閱時(shí)進(jìn)行快速檢索，實(shí)現(xiàn)精確檔案精確定位。同時(shí)，對(duì)檔案按類別劃分，將所有信息按不同類別進(jìn)行整理，實(shí)現(xiàn)檔案的快速重構(gòu)，比如將檔案信息分門別類劃分成個(gè)人檔案、部門檔案、工作檔案等。在數(shù)據(jù)庫中構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)表，方便管理工作人員進(jìn)行管理。同時(shí)，檔案管理的應(yīng)用使得提升機(jī)關(guān)在工作過程中符合現(xiàn)代化發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，改變過去人們對(duì)基層機(jī)關(guān)的工作死板的印象。

2 現(xiàn)階段基層機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀

由于時(shí)代發(fā)展，基層機(jī)關(guān)在檔案管理中需要改變?cè)鹊墓芾硭枷耄褂眯碌墓芾矸绞竭M(jìn)行檔案管理。但在管理方式轉(zhuǎn)變過程中，由于對(duì)管理方式以及現(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用不熟練，導(dǎo)致現(xiàn)階段基層機(jī)關(guān)檔案管理中存在一些問題，影響基層機(jī)關(guān)管理檔案的效率。下文先簡要對(duì)現(xiàn)階段基層機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)狀做分析與介紹。

1）基層機(jī)關(guān)的管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)比較薄弱。由于基層機(jī)關(guān)在工作過程中不能很好地重視檔案管理的作用，所以在管理思想中逐漸形成不正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作作為基礎(chǔ)工作任務(wù)的補(bǔ)充部分，只需要進(jìn)行簡單管理就行了，不能正確的認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，造成檔案管理過程中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)與工作流程比較低效率，甚至出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)于檔案管理過程中不能對(duì)檔案的類別進(jìn)行精確的劃分，影響檔案的查詢與查找，而且由于管理制度的缺失，導(dǎo)致工作人員在工作過程中不能按照問題發(fā)生的情況進(jìn)行檔案制度的參考，將問題解決。同時(shí)，在檔案管理過程中的監(jiān)督工作也十分缺乏，管理人員本身管理工作態(tài)度不負(fù)責(zé)任，將所有檔案隨意擺放，影響工作效率，浪費(fèi)了巨大的人力資源與時(shí)間資源。

2）工作人員管理水平待提升?，F(xiàn)階段在基層機(jī)關(guān)的管理過程中，管理人員的管理水平還有待提升。在檔案管理中，管理人員始終使用傳統(tǒng)的管理思想對(duì)檔案進(jìn)行管理，將所有的檔案收集過后，按照檔案標(biāo)簽進(jìn)行劃分，然后將對(duì)應(yīng)的檔案放進(jìn)不同的分組，以此完成檔案工作，但在整個(gè)過程中，由于時(shí)間標(biāo)簽及檔案信息的不同，需要做更細(xì)化的整理。然而由于管理人員的管理水平不高，不能精確的劃分，導(dǎo)致在后期檔案查找過程中，很難根據(jù)客戶所需要的檔案類別進(jìn)行檔案的快速定位。其次，基層檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，不僅不利于檔案工作管理意識(shí)的建立，還會(huì)降低檔案工作管理有效性，影響管理工作的開展，而且管理人員管理水平不高，會(huì)使檔案出現(xiàn)遺失、收集不全等問題。

3）管理方式落后。在現(xiàn)階段的基層檔案管理過程中，管理機(jī)構(gòu)仍使用紙質(zhì)的管理方式進(jìn)行信息填寫與管理。但隨著時(shí)間的流逝，紙質(zhì)檔案在保存過程中容易出現(xiàn)腐爛或者蟲噬的現(xiàn)象，影響基層檔案管理工作的有效性。同時(shí)，檔案長時(shí)間積壓在倉庫管中心，容易產(chǎn)生大量的灰塵和粉塵，影響管理人員在找尋檔案過程中的尋找效率。而且傳統(tǒng)化的管理方式導(dǎo)致檔案的利用率不高，主要體現(xiàn)在基層機(jī)關(guān)檔案的工作過程中工作效率低、業(yè)務(wù)能力差、檔案收集不全。嚴(yán)重阻礙了檔案管理的發(fā)展，讓人民群眾對(duì)基層管理機(jī)構(gòu)的工作認(rèn)識(shí)不足。

3 如何提高基層機(jī)關(guān)檔案管理工作有效性

在如今的基層機(jī)關(guān)檔案管理過程中，為提高檔案管理工作有效性，必須使用新的管理方法與管理模式進(jìn)行檔案管理工作的升級(jí)。同時(shí)，管理人員要正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)管理水平、提升管理意識(shí)。本文簡要介紹如何提高基層檔案管理工作有效性，希望檔案管理機(jī)構(gòu)參考本文的檔案管理措施實(shí)現(xiàn)檔案管理工作有效性提升。

1）加強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)。為提升基層機(jī)關(guān)檔案工作管理有效性，在管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展過程中，要逐步加強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)的構(gòu)建，通過管理工作的教育與指導(dǎo)，提升基層檔案管理工作人員在檔案管理過程中的積極性，不斷擴(kuò)充檔案管理的綜合建設(shè)，加強(qiáng)檔案設(shè)施的建造，使現(xiàn)階段檔案管理能夠符合現(xiàn)代化管理要求標(biāo)準(zhǔn)。

對(duì)于管理機(jī)構(gòu)中的檔案管理人員，可通過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、專業(yè)管理人員指導(dǎo)等方式提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，加強(qiáng)工作人員的工作水平。并且，在管理工作檔案由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的過程中，工作人員要學(xué)會(huì)相關(guān)軟件的使用，做到熟練掌握并高效處理檔案管理問題，將檔案信息輸入數(shù)據(jù)庫，并有效管理，實(shí)現(xiàn)檔案快速精確定位，提高檔案管理工作的有效性。

2）建立現(xiàn)代信息化管理平臺(tái)。隨著科技技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)階段信息技術(shù)在各行各業(yè)的使用范圍越來越廣，而在基層的檔案管理過程中，可通過建立線上管理平臺(tái)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化流程，不僅完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建立有效的管理制度，使管理制度真正落實(shí)到工作過程中。在信息化檔案管理過程中，需要建立信息化管理平臺(tái)，通過軟件的開發(fā)以及平臺(tái)的搭建，讓管理工作人員在工作過程中實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的掌握使用，通過信息化的管理手段，能夠幫助管理工作人員實(shí)現(xiàn)檔案的快速建立以及查找，減少檔案查詢過程中的時(shí)間浪費(fèi)，提升工作效率。同時(shí)，電子信息檔案相較于紙質(zhì)檔案，更加容易管理，不僅在保存過程中可以提升保存期限，同時(shí)也可以進(jìn)行實(shí)時(shí)的更改以及檔案的調(diào)動(dòng)、查閱。保證在第一時(shí)間快速、準(zhǔn)確的提供檔案材料。

3）建立檔案管理工作制度。在現(xiàn)階段的檔案管理工作當(dāng)中，由于管理工作人員工作態(tài)度不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)任，導(dǎo)致檔案管理工作有效性降低。并且，管理人員在檔案的建立、管理、運(yùn)輸過程中的工作態(tài)度不端正，容易導(dǎo)致在工作過程中出現(xiàn)檔案損毀、檔案遺失的現(xiàn)象，影響檔案管理工作的正常進(jìn)行。而在基層檔案管理工作轉(zhuǎn)變過程中，通過檔案工作制度的有效建立，讓管理工作人員在管理過程中對(duì)發(fā)生的問題參考管理制度快速解決，同時(shí)管理制度的建立，也能時(shí)刻監(jiān)督管理工作人員的工作狀態(tài)，提高員工工作積極性，使檔案管理工作在工作過程中實(shí)現(xiàn)快速開展，幫助基層工作提高工作效率，推進(jìn)檔案管理工作快速發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述，雖然現(xiàn)階段的基層檔案管理過程中存在非常多的問題，影響檔案管理工作的正常進(jìn)行與檔案的安全保存，但通過在管理過程中管理制度的確立，使用相應(yīng)的管理方法或者搭建信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)等方法，優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理工作有效性，加強(qiáng)基層機(jī)關(guān)部門對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，改變?nèi)藗儗?duì)過去檔案管理工作部門的認(rèn)識(shí)。促進(jìn)檔案管理工作朝著信息化與現(xiàn)代化方向發(fā)展，幫助檔案管理工作在現(xiàn)實(shí)生活中有效開展，提高管理效率。