淺析教學(xué)秘書在高職教學(xué)管理與實(shí)施中的作用及任務(wù)探討

李 娟

烏魯木齊職業(yè)大學(xué)，新疆 烏魯木齊 830000

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淺析教學(xué)秘書在高職教學(xué)管理與實(shí)施中的作用及任務(wù)探討

李 娟

烏魯木齊職業(yè)大學(xué)，新疆 烏魯木齊 830000

隨著我國高職教育的不斷發(fā)展，教學(xué)秘書在高職院校的教學(xué)管理工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。從某種程度上來講，教學(xué)秘書為高職院校的教學(xué)管理與實(shí)踐工作的順利開展保駕護(hù)航，教學(xué)秘書的素質(zhì)水平對高職院校的教學(xué)管理層次與教學(xué)質(zhì)量水平有決定性作用。本文主要分析了教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理與實(shí)施中的作用及任務(wù)，并對如何更好的開展實(shí)施教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的工作給出了幾點(diǎn)建議，旨在突出教學(xué)秘書在高職教學(xué)管理與實(shí)施中的重要地位。

教學(xué)秘書；高職教學(xué)管理；作用；任務(wù)

我國大部分高職院校都設(shè)置了教學(xué)秘書的崗位，教學(xué)秘書旨在提高教學(xué)質(zhì)量，加強(qiáng)高職院校的管理，為社會源源不斷的輸送人才。在職業(yè)院校的教學(xué)管理工作中教學(xué)秘書既是組織者，又是最終實(shí)施者，他為高職院校日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)與教學(xué)工作穩(wěn)定有序的開展都發(fā)揮著不可替代的重要作用。如今我國高校的教學(xué)改革不斷深入，教學(xué)管理的信息化程度也越來越高，教學(xué)秘書隊(duì)伍的整體素質(zhì)也必須不斷提升，才能使其在高職院校教學(xué)管理的工作中最大限度的發(fā)揮其作用，促使院校的教學(xué)質(zhì)量不斷提升，有利于高職院校的可持續(xù)發(fā)展。

一、高職院校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)

教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中主要是扮演一個(gè)輔助者的角色，既要輔助領(lǐng)導(dǎo)的工作，又要為教師與學(xué)生做好輔助工作。現(xiàn)階段，教學(xué)秘書的日常工作量很大且承受著來自各方的巨大壓力，隨著職業(yè)院校教育改革的不斷深化，教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的重要性日益突出，這就要求教學(xué)秘書不僅要在數(shù)量上增多，還要在質(zhì)量上有一個(gè)提高，使其在面對繁瑣的日常工作及突發(fā)狀況時(shí)可以輕松應(yīng)對。

二、高職院校教學(xué)秘書的作用

(一)保障院校日常教學(xué)活動(dòng)的順利進(jìn)行

職業(yè)院校的日常教學(xué)活動(dòng)主要包括發(fā)布教學(xué)任務(wù)、確定每門課程的任課教師、安排上課教室、制定課程表等，教學(xué)秘書作為基層管理人員在日常教學(xué)過程中貫徹始終，發(fā)揮著非常重要的作用。教學(xué)活動(dòng)環(huán)環(huán)相扣，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤都會對院校教學(xué)活動(dòng)的正常開展產(chǎn)生不利影響，因此，教學(xué)秘書要認(rèn)真安排每一個(gè)環(huán)節(jié)，確保院校的教學(xué)活動(dòng)穩(wěn)定、有序的運(yùn)行。此外，教學(xué)秘書還要具有全局意識，在實(shí)施教學(xué)活動(dòng)的過程中，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。教學(xué)秘書對于一些有益的教學(xué)建議要向及時(shí)匯報(bào)給上級領(lǐng)導(dǎo)；對于，還要將院校最新頒布的教學(xué)措施及時(shí)傳達(dá)給全校師生，促使院校教學(xué)活動(dòng)的正常開展?？偠灾虒W(xué)秘書在高職院校的教學(xué)管理工作中有利于穩(wěn)定教學(xué)秩序，對院校與師生的服務(wù)作用非常明顯。

(二)教學(xué)秘書具有重要的橋梁作用

目前，許多高職院校教學(xué)工作重心下移至各系部，各系部都成立了更適合于自己系部發(fā)展的教務(wù)科。因此，高職院校一般都包括總的教務(wù)處和分的教務(wù)處。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對總的教務(wù)處進(jìn)行直接管理，而分的教務(wù)處一般是接受各系部的直接管理。教學(xué)秘書在總的教務(wù)處和分的教務(wù)處這兩個(gè)不同級別的教務(wù)管理工作中起到一定的橋梁作用。比如，總的教務(wù)處發(fā)布的制度準(zhǔn)則，如高職院校教學(xué)改革方案，教學(xué)質(zhì)量考評方法等，由教學(xué)秘書進(jìn)行歸納整理后，將具體內(nèi)容傳達(dá)給各系部的分的教務(wù)處，各系部的教務(wù)處需要由教務(wù)秘書向上級領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)報(bào)告任務(wù)。除此之外，教學(xué)秘書的工作涉及到教學(xué)管理的方方面面，比如：任課教師突然將上課時(shí)間或者上課教室進(jìn)行變更，教學(xué)秘書就要及時(shí)將變更的時(shí)間與地點(diǎn)告知學(xué)生；將任課教師對學(xué)生的要求傳達(dá)給班干部；學(xué)生對任課教師的評價(jià)結(jié)果及時(shí)反映給教師；學(xué)生需要辦理退學(xué)、休學(xué)手續(xù)或者交納學(xué)費(fèi)等的時(shí)候首先都要找教學(xué)秘書進(jìn)行辦理，教學(xué)秘書作為橋梁對教學(xué)管理工作的方方面面都起到了連接作用。如果在教學(xué)管理工作中遇到問題時(shí)沒有教學(xué)秘書在其中進(jìn)行溝通和交流，那么許多信息的及時(shí)有效傳遞和推廣將變得困難，教學(xué)活動(dòng)的進(jìn)行將變得不再流暢，最終對教學(xué)質(zhì)量提高產(chǎn)生不利影響。

(三)教學(xué)秘書是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手

高職院校的教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中具有上傳下達(dá)、承上啟下的作用，其服務(wù)對象既包括院校內(nèi)的師生等各級人群，還包括院校的領(lǐng)導(dǎo)。教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中，作為傳達(dá)者、組織者、執(zhí)行者，工作中要遵循教學(xué)規(guī)律，對院校與教學(xué)活動(dòng)相關(guān)的制度、規(guī)范要嚴(yán)格執(zhí)行，教務(wù)部門分發(fā)的工作安排及要求要認(rèn)真落實(shí)。教學(xué)秘書還要根據(jù)各系部實(shí)際的教學(xué)情況，擬定出適合本系部的教學(xué)工作的規(guī)范、制度和措施、準(zhǔn)則等上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，其對院校的教學(xué)現(xiàn)狀最為了解，其提出的意見或建議對院校領(lǐng)導(dǎo)層所作出的決議有重要的參考價(jià)值。教學(xué)秘書還要開展相關(guān)的組織、管理工作以確保院校、各系部的制度、規(guī)范等的貫徹執(zhí)行，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀，成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，有效促進(jìn)教學(xué)活動(dòng)的工作效率及質(zhì)量水平。

(四)對學(xué)校的教學(xué)檔案進(jìn)行妥善管理

教學(xué)檔案對院校來說是非常重要的信息資源，有利于院校更快更好的發(fā)展。教學(xué)秘書要將教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)的歸納整理，方便教師查閱，在教學(xué)過程中為教師的教學(xué)活動(dòng)提供重要參考。一方面，教師借鑒教學(xué)檔案的內(nèi)容，取長補(bǔ)短，改良自己的教學(xué)方式，進(jìn)一步提升教學(xué)質(zhì)量；另一方面，院校的領(lǐng)導(dǎo)層通過教學(xué)檔案來分析院校的發(fā)展歷史，為高職學(xué)生的發(fā)展提供更好的服務(wù)，最終有利于院校的持續(xù)發(fā)展；還有一方面，教學(xué)檔案按類歸納、有序存放、妥善保管，有利于高職院校的教學(xué)管理工作更加順利的展開。

(五)教學(xué)秘書具有提升高職院校教學(xué)質(zhì)量的作用

教學(xué)質(zhì)量是考察職業(yè)院校辦學(xué)水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。院校領(lǐng)導(dǎo)層主要通過教學(xué)調(diào)研與反饋來掌握教學(xué)質(zhì)量水平，而這項(xiàng)工作就是由教學(xué)秘書來組織實(shí)施的，在實(shí)施過程中，教學(xué)秘書要掌握教學(xué)現(xiàn)狀，總結(jié)問題與困難，提出意見或建議，擬定出具體的措施與方法，優(yōu)化教學(xué)方式，提高教學(xué)質(zhì)量。與此同時(shí)，教學(xué)秘書還要積極組織開展關(guān)于教育創(chuàng)新的研究討論活動(dòng)，推動(dòng)更多利于教學(xué)質(zhì)量提高的科研成果產(chǎn)生并投入使用到教學(xué)活動(dòng)中。

三、高職院校教學(xué)秘書的任務(wù)(一)教學(xué)秘書的基本工作

教學(xué)秘書的基本工作內(nèi)容就是協(xié)助。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)及指示，并向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)反映問題；負(fù)責(zé)將師生間的意見、要求等信息傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)助教師處理教學(xué)問題；還要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)院校各部門之間的關(guān)系。在日常工作中，統(tǒng)籌安排教學(xué)資源是教學(xué)秘書的重要任務(wù)之一。教學(xué)秘書要負(fù)責(zé)廣泛收集、規(guī)范整理及妥善安置資料。此外，還要處理許多突發(fā)事件，例如：學(xué)生突發(fā)狀況、教師突發(fā)狀況、教學(xué)場地或教學(xué)設(shè)備出現(xiàn)突發(fā)狀況、應(yīng)對教育部門的突擊檢查等教學(xué)秘書都要第一時(shí)間出面協(xié)調(diào)解決。

教學(xué)秘書既要服從領(lǐng)導(dǎo)的安排，又要著眼于各系部的實(shí)際情況，擬定具體的工作規(guī)范、措施等，為領(lǐng)導(dǎo)的決策起到參謀協(xié)助的作用。在政策的實(shí)施過程中，教學(xué)秘書還要負(fù)責(zé)執(zhí)行與監(jiān)督的工作。

(二)教學(xué)秘書的主要職責(zé)

在高職院校的教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行過程中，教師或?qū)W生遇到任何問題或困難都會在第一時(shí)間與教學(xué)秘書聯(lián)系溝通。教學(xué)秘書直接受理院校內(nèi)師生反饋各種信息與問題，并且要將這些信息與問題匯總、分析、整理，將其中的有效信息及時(shí)上報(bào)于院校領(lǐng)導(dǎo)及上級教學(xué)管理部門。此外，教學(xué)秘書還要仔細(xì)觀察教學(xué)過程中各項(xiàng)制度、規(guī)范的貫徹落實(shí)情況，將其所掌握的信息及時(shí)向院校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出相關(guān)建議或意見，使院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)教學(xué)秘書所提供的信息進(jìn)行綜合考慮，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，完善教學(xué)管理工作，最終使整體教學(xué)質(zhì)量水平不斷提升。

教學(xué)秘書在日常的教學(xué)管理工作中，主要是協(xié)調(diào)處理三個(gè)方面的事務(wù)，即教務(wù)處與院校之間的事務(wù)、院校與各實(shí)驗(yàn)室之間的事務(wù)、任課教師與學(xué)生之間的事務(wù)。

教學(xué)秘書在高職院校的教學(xué)過程中雖然發(fā)揮著重要的作用，但是其在教學(xué)管理工作中卻處于最基層的地位，教學(xué)秘書在工作中要放平心態(tài)，對自己的職位要有一個(gè)清晰的定位，在教學(xué)管理工作中科學(xué)、合理的統(tǒng)籌安排工作，為高職院校的教學(xué)管理工作創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好、有序的環(huán)境。

此外，隨著社會的不斷發(fā)展，對人才類型的需要越來越廣泛，這就使得高職院校需要適應(yīng)時(shí)代變化而增設(shè)專業(yè)課程，在課程設(shè)置做出調(diào)整之前，必然要進(jìn)行專業(yè)論證與調(diào)研，調(diào)研結(jié)果對于高職院校確定人才培養(yǎng)方向具有重要意義，因此，教學(xué)秘書要不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，在教學(xué)專業(yè)設(shè)置管理領(lǐng)域中充分發(fā)揮其作用。

四、結(jié)束語

高職院校教育的改革創(chuàng)新在不斷深化，教學(xué)秘書在教學(xué)管理的工作中越來越受到重視。雖然教學(xué)秘書在院校的教學(xué)管理工作中主要負(fù)責(zé)最基層的管理工作，但卻是保障教學(xué)活動(dòng)順利進(jìn)行的關(guān)鍵。高職院校的教學(xué)秘書素質(zhì)的高低將直接影響的教學(xué)質(zhì)量的水平，所以，高職院校要深刻認(rèn)識到教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中的作用及在院校建設(shè)中的意義，為教學(xué)秘書創(chuàng)造可以提升自身素質(zhì)的條件，擴(kuò)大并加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)，最終實(shí)現(xiàn)學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。與此同時(shí)，教學(xué)秘書在日常工作中，要做好工作筆記，從過去的實(shí)踐活動(dòng)中汲取經(jīng)驗(yàn)，為以后提高工作效率打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；在工作之余也應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升自身綜合素質(zhì)，以適應(yīng)現(xiàn)代化教育的要求，在面臨教學(xué)管理工作越來越規(guī)范化、復(fù)雜化、綜合化的形勢下可以得心應(yīng)手的開展自己的工作。

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