基層水利檔案信息資源的整合與管理創(chuàng)新

陳玲

摘要：信息資源的整合以及管理是基層水利檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，也是目前水利建設(shè)工作中需要引起重視的一個(gè)問(wèn)題。檔案信息資源管理直接影響著檔案管理工作的效率以及有效性，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案信息資源整合和管理提出了新的挑戰(zhàn)?；诖?，本文主要通過(guò)分析基層水利檔案信息資源整合中出現(xiàn)的問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際工作情況探討水利檔案信息資源整合的改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：基層水利；檔案管理；信息整合；實(shí)際策略

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的覆蓋率達(dá)到了前所未有的高度，電子信息技術(shù)對(duì)信息資源的整合提出了新的要求，而檔案管理與信息技術(shù)的相互結(jié)合也是水利資源檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，相關(guān)工作人員要分析水利檔案工作的特點(diǎn)以及出現(xiàn)的問(wèn)題，通過(guò)結(jié)合實(shí)際工作情況，將水利檔案信息資源與信息技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)水利單位檔案管理工作的發(fā)展。

一、基層水利檔案信息資源整合和管理中的問(wèn)題分析

（一）有效性缺失

我國(guó)部分基層水利檔案管理工作中，工作人員經(jīng)常有著“輕使用、重收藏”的錯(cuò)誤工作觀念，對(duì)檔案信息資源沒(méi)有正確的認(rèn)知。在實(shí)際工作過(guò)程中，雖然對(duì)整合、收集、規(guī)范管理等方面有著足夠的重視，但是對(duì)資源利用這方面卻沒(méi)有正確的認(rèn)知。檔案管理工作者工作質(zhì)量的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)是在于檔案資料的整齊、美觀程度，沒(méi)有對(duì)檔案的開發(fā)工作進(jìn)行相應(yīng)的管理，導(dǎo)致許多檔案資料只是單純被存放起來(lái)，沒(méi)有發(fā)揮其利用價(jià)值[1]。

在互聯(lián)網(wǎng)的大環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不符合時(shí)代的需求，檔案資源的信息化也是未來(lái)檔案資源管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，但是目前部分水利單位卻沒(méi)有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案管理工作對(duì)信息資源的整合創(chuàng)新造成了阻礙。部分水利單位受到資金、人員、技術(shù)等層面的影響，檔案資源的信息化工作開展進(jìn)度較為緩慢，而已經(jīng)完成信息化工作的單位，其管理工作體系卻沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的改變，網(wǎng)絡(luò)之間的聯(lián)系力較低，對(duì)檔案資源的共享性造成了嚴(yán)重影響，導(dǎo)致檔案資源的有效性缺失。

（二）缺乏標(biāo)準(zhǔn)性

經(jīng)過(guò)筆者調(diào)查分析，目前部分基層水利單位在檔案資源信息化的過(guò)程中也沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定，缺乏相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案資源信息整合工作出現(xiàn)結(jié)構(gòu)不完整的情況。受傳統(tǒng)檔案信息管理工作的影響，目前部分工作人員的工作理念還是以“保管”為主，不同時(shí)間段的檔案有著不同的管理標(biāo)準(zhǔn)，所以其標(biāo)號(hào)、標(biāo)題就出現(xiàn)了不統(tǒng)一、不規(guī)范的情況。在實(shí)際使用檔案的過(guò)程中，因?yàn)榫幹?、?biāo)題的不統(tǒng)一，導(dǎo)致檢索資料的過(guò)程過(guò)于繁瑣，這就對(duì)檔案的使用工作造成了極大的影響。部分檔案管理方式是以時(shí)間為標(biāo)號(hào)方案，部分檔案管理工作優(yōu)勢(shì)以“卷”為單位，部分又是以“件”為單位，隨著時(shí)間的不斷推移，檔案管理人員也就難以界定“卷”和“件”之間的差異，對(duì)檔案資源的信息化管理造成了極大的阻礙[2]。此外，因?yàn)樗麊挝坏臋n案信息較為復(fù)雜，而檔案資源的信息化工作開展以來(lái)，一直沒(méi)有一個(gè)電子信息化的標(biāo)準(zhǔn)。電子文檔的格式不統(tǒng)一，也為檔案的管理工作帶來(lái)了諸多的問(wèn)題。舉個(gè)例子，水利檔案資源中有著設(shè)計(jì)圖紙、圖片資源、視頻資源等等，圖紙通常是DWG格式或者PDF格式，而照片通常是PANG格式或者JPG格式，電子文檔的格式不統(tǒng)一也為檔案管理工作帶來(lái)了巨大的難度。沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息資源管理的創(chuàng)新也就無(wú)從談起了。

二、水利單位檔案信息資源解析

網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化是水利檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的發(fā)展方向，電子信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式。筆者通過(guò)調(diào)查分析，總結(jié)出了新形勢(shì)下水利單位檔案信息管理有以下幾個(gè)特點(diǎn)：第一，傳統(tǒng)水利單位檔案管理是以紙張為記錄信息的載體，而新形勢(shì)下的水利檔案資源是以電子設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)作為信息的載體。硬盤、U盤、網(wǎng)絡(luò)是目前水利檔案資源的主要存儲(chǔ)介質(zhì)，從傳統(tǒng)的照片、文本等存放方式轉(zhuǎn)變?yōu)榱宋臋n、表格等電子文件儲(chǔ)存方式。占用空間小，檢索速度快是水利單位檔案信息化的主要優(yōu)勢(shì)。合理的運(yùn)用電子信息技術(shù)能夠有效的節(jié)省水利單位的財(cái)力、物力、存放空間，提升水利檔案的使用效率，避免在使用的過(guò)程中出現(xiàn)物理?yè)p壞、丟失等情況[3]。第二，檔案信息的傳輸網(wǎng)絡(luò)化也是目前水利檔案管理工作的主要改變之一，水利單位不用再花費(fèi)大量的人力物理儲(chǔ)存檔案資源，利用網(wǎng)絡(luò)就能完成檔案資源的接收、傳遞、存放。并且檢索的方式也逐漸自動(dòng)化，工作人員在使用檔案的過(guò)程中只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，就能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享。

三、水利單位檔案信息資源的整合與管理創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)管理模式

因?yàn)樗麢n案資源具有覆蓋面積廣、內(nèi)容較為復(fù)雜等等特點(diǎn)，管理人員應(yīng)該構(gòu)建合理的管理制度，結(jié)合實(shí)際的工作情況，建立合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。水利單位可以根據(jù)工程量將檔案進(jìn)行歸檔，也可以根據(jù)種類對(duì)檔案進(jìn)行劃分，這樣能夠提升檔案管理工作的規(guī)范性以及有效性。建立合理的檔案管理制度，是樹立檔案管理信息化的基本工作。此外，因?yàn)闄n案管理工作較為復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的要求比較高，相關(guān)管理人員還要加強(qiáng)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。首先，可以從招聘工作開始入手，招聘的工作人員可以選取高等院校畢業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生或者具有相關(guān)崗位經(jīng)驗(yàn)的社會(huì)人員。其次，對(duì)在職的員工要展開定期以及不定期的培訓(xùn)，拓展檔案管理人員的知識(shí)面，讓其更好的發(fā)揮崗位職能[4]。

（二）完善使用體系

為了加快傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變，水利單位應(yīng)該完善檔案利用體系，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)制定檔案管理的新型工作模式?；鶎铀麊挝粦?yīng)該將可以公開利用的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，將檔案信息上傳到水利建設(shè)網(wǎng)站上，提高檔案信息的利用價(jià)值。上級(jí)水利單位要和基層水利單位進(jìn)行積極的對(duì)接，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案共享平臺(tái)，讓檔案資源的使用打破空間的限制，讓更多水利工作者能夠有效的利用檔案進(jìn)行工作。在這個(gè)過(guò)程中，技術(shù)人員要做好檔案的加密工作，對(duì)網(wǎng)站的注冊(cè)方式加以嚴(yán)格控制，采用實(shí)名制工號(hào)注冊(cè)，保證檔案資源的保密性。我國(guó)的水利建設(shè)工程非常多，所以有著海量的檔案資料，而檔案資料對(duì)于我國(guó)水利事業(yè)的發(fā)展有著重要作用。所以相關(guān)工作人員要對(duì)檔案信息的整合以及管理工作加以重視，通過(guò)結(jié)合電子信息技術(shù)，讓原本死板的檔案管理工作“活”起來(lái)。

（三）加強(qiáng)收集力度

水利單位要加強(qiáng)對(duì)水利工程項(xiàng)目資料的收集力度，對(duì)重要的水利工程要及時(shí)的進(jìn)行收集。無(wú)論是項(xiàng)目中的照片、視頻還是電子文件，在工程竣工驗(yàn)收之前要及時(shí)的進(jìn)行歸檔處理，將檔案資料缺失的責(zé)任落在實(shí)處，避免因?yàn)楣ぷ魅藛T的疏忽，造成檔案資料的缺失。通過(guò)建立合理的獎(jiǎng)懲制度，提升工作人員的積極性，提高水利檔案的服務(wù)價(jià)值。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，讓社會(huì)各行各業(yè)都隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷改革，在電子信息技術(shù)全面普及的大環(huán)境下，做好水利檔案信息整合管理工作，對(duì)推動(dòng)我國(guó)水利建設(shè)發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)該對(duì)目前水利檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，通過(guò)健全管理、使用體系，提高員工綜合素質(zhì)，不斷完善、創(chuàng)新水利檔案的管理方式，以此提升水利檔案管理的工作水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔡麗華.基層水利檔案信息資源的整合與管理創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（14）：83，94.

[2]王輝.基層水利檔案信息資源的整合與管理創(chuàng)新[J].河北水利，2018（5）：21.

[3]王平.淺談水利檔案信息資源的整合[J].檔案與建設(shè)，2016（2）：84-86.

[4]劉慧玲.加強(qiáng)水利水電檔案信息開發(fā)利用的策略[J].城建檔案，2018（6）：36-37.