探討新時代高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀及提升策略

趙麗麗

（上海立信會計金融學(xué)院序倫書院 上海 201209）

高校教學(xué)秘書是基層教學(xué)管理組織的重要工作人員，同時還要實(shí)施教學(xué)管理工作，在有效開展高校教學(xué)活動和確保教師教學(xué)、學(xué)生學(xué)習(xí)當(dāng)中發(fā)揮著非常重要的作用。高校教學(xué)秘書作為學(xué)校與教師、教師與學(xué)生之間溝通的橋梁，要負(fù)擔(dān)起課表排課、安排教師、訂購教材、考查考試等多種繁瑣卻重要的工作。在新時代下，隨著互聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)技術(shù)在高校教學(xué)中的有效運(yùn)用，促使高校教學(xué)秘書的工作內(nèi)容與方式都進(jìn)行了巨大的創(chuàng)新。本文根據(jù)新時代下高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀與提升策略，創(chuàng)建新時代教學(xué)秘書工作新方式，從而更好地服務(wù)教師教學(xué)與學(xué)生學(xué)習(xí)。

1 新時代高校教學(xué)秘書工作內(nèi)容

新時代高校教學(xué)秘書的工作內(nèi)容主要有教務(wù)工作、配合教務(wù)處辦公室對教學(xué)管理工作進(jìn)行輔助等，其工作內(nèi)容可以分為以下六個方面。一是輔助學(xué)院教務(wù)主任的工作。在學(xué)院行政的領(lǐng)導(dǎo)下，進(jìn)行教學(xué)常規(guī)管理工作，全面落實(shí)學(xué)院的相關(guān)教學(xué)管理規(guī)章制度、各專業(yè)教學(xué)計劃與各科的教學(xué)大綱。二是負(fù)責(zé)教師相關(guān)的工作，協(xié)助業(yè)務(wù)副院系領(lǐng)導(dǎo)，制定學(xué)院教師的培訓(xùn)計劃，從而構(gòu)建完善的教師業(yè)務(wù)檔案。三是對教學(xué)的設(shè)備進(jìn)行管理。協(xié)助業(yè)務(wù)副職領(lǐng)導(dǎo)，對實(shí)驗(yàn)室的創(chuàng)辦以及實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況進(jìn)行監(jiān)督與核查，做好實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與教學(xué)設(shè)備管理的工作，保證對學(xué)院所屬教室、教學(xué)設(shè)備進(jìn)行及時的管理與維護(hù)。四是安排學(xué)生的考試。需要負(fù)責(zé)試卷印刷、裝訂、發(fā)放，并按照規(guī)定保管考試后的試卷。對學(xué)生各科的考核成績進(jìn)行登記造冊，并及時送到教務(wù)處。保證期中考試、期末考試、緩考、補(bǔ)考以及重修等工作順利進(jìn)行。五是對學(xué)生的學(xué)籍學(xué)位進(jìn)行管理。對教學(xué)、教務(wù)方面的相關(guān)資料與各類報表進(jìn)行收集整理，對學(xué)生成績與學(xué)生學(xué)籍注冊、變更以及檔案進(jìn)行整理，保證學(xué)生學(xué)籍學(xué)位管理工作的順利實(shí)施。六是對各類信息進(jìn)行存檔。對各類教學(xué)資料進(jìn)行及時的收集與整理，保證教學(xué)檔案的立卷與管理工作的順利實(shí)施。

2 新時代高校秘書的作用

新時代高校秘書主要有以下三個方面的作用。一是對教學(xué)信息進(jìn)行溝通。教學(xué)秘書需要上傳下達(dá)，做好協(xié)調(diào)與溝通的工作。在對教學(xué)任務(wù)進(jìn)行安排時，教學(xué)秘書既要熟悉教學(xué)管理制度，也要協(xié)調(diào)各系、各專業(yè)之間的教學(xué)計劃，明確學(xué)生需要熟練掌握的知識與相關(guān)技能的實(shí)際要求，從而科學(xué)合理的安排教學(xué)活動。在對畢業(yè)資格審核、學(xué)生考核成績認(rèn)定、教師工作量與工作效果考核、突發(fā)事件導(dǎo)致調(diào)停課、大型考試安排的過程中，要求教學(xué)秘書具備較高的交流溝通能力，做好學(xué)校教學(xué)管理部門、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生以及其他院校教學(xué)的橋梁。二是做好教學(xué)信息管理。從教學(xué)組織的角度來說，教學(xué)秘書是計劃的組織者、管理者以及實(shí)施者。在進(jìn)行學(xué)校、學(xué)院教學(xué)核查，課程、實(shí)踐、畢業(yè)論文（設(shè)計）的專項(xiàng)考核當(dāng)中，教學(xué)秘書既要精準(zhǔn)匯總教學(xué)信息與資料，做好教學(xué)管理制度的整理、編輯以及印刷等工作，確?？梢詾楹罄m(xù)的教學(xué)評估核查與持續(xù)改進(jìn)工作提供強(qiáng)有力的支撐。三是加強(qiáng)教學(xué)的管理。從教學(xué)日常管理的角度來說，教學(xué)秘書需要全面落實(shí)教學(xué)計劃，安排教學(xué)進(jìn)度，監(jiān)督教學(xué)質(zhì)量，開展日常的教研活動，實(shí)時將教學(xué)的實(shí)際情況傳達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)，做好課程的安排與調(diào)換，盡量降低出現(xiàn)教學(xué)事故的概率，協(xié)助有關(guān)部門與學(xué)院制定教學(xué)改革計劃與教師定期培訓(xùn)計劃。從教學(xué)協(xié)調(diào)的角度來說，教學(xué)秘書也要加深對教育教學(xué)政策、文件的掌握，并且可以把有關(guān)的要求準(zhǔn)確反饋給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、系主任、專業(yè)負(fù)責(zé)人、教師以及學(xué)生，輔助教師進(jìn)行重點(diǎn)教學(xué)，科學(xué)合理的協(xié)調(diào)各個學(xué)院的教學(xué)資源，從而有效提高教學(xué)的效果。所以，從上述三點(diǎn)來看，教學(xué)秘書需要展開教學(xué)計劃、教學(xué)運(yùn)行以及教學(xué)評價，及時傳遞與溝通教學(xué)信息，同時還要輔助教學(xué)的改革與建設(shè)。因此，需要教學(xué)秘書在實(shí)際的工作當(dāng)中，對教學(xué)規(guī)律進(jìn)行分析，明確教學(xué)各環(huán)節(jié)的要求與標(biāo)準(zhǔn)，同時科學(xué)合理的分配教學(xué)資源，有效控制教學(xué)。

3 新時代高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀

因?yàn)榻虒W(xué)理念的落后，無論是學(xué)校還是學(xué)院，并沒有對高校教學(xué)秘書給予應(yīng)有的重視，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)都沒有對教學(xué)秘書的工作形成正確的認(rèn)知與評價機(jī)制，同時也沒有意識到教學(xué)秘書作為基層教學(xué)管理工作人員對教學(xué)質(zhì)量與效果的重要作用，甚至單純的認(rèn)為教學(xué)管理工作借助權(quán)威、依靠直覺、憑借經(jīng)驗(yàn)就可以做好，所以，大部分高校的教學(xué)秘書都不是專業(yè)的。但是，正是應(yīng)為這種不正確的教學(xué)理念造成教學(xué)秘書隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定，在工作中缺少熱情與信心。

3.1 教學(xué)秘書缺乏自我認(rèn)同感

作為高校職能部門與院級領(lǐng)導(dǎo)，教師與學(xué)生之間聯(lián)系的紐帶，高校秘書要上傳下達(dá)、及時反饋信息，做好對教師與學(xué)生的服務(wù)，由此可加，高校教學(xué)秘書工作的重要意義。但是，因?yàn)榇蟛糠指咝ｎI(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、老師并不認(rèn)同教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理工作中發(fā)揮的作用，錯誤的認(rèn)為學(xué)院設(shè)置教學(xué)秘書的崗位是多此一舉，僅僅只是轉(zhuǎn)發(fā)學(xué)校教務(wù)處的通知，收集整理資料，跑腿送資料，無論哪個教務(wù)人員都可以做好教學(xué)秘書的工作。長此以往，這種錯誤的教學(xué)秘書職業(yè)理念，促使教學(xué)秘書喪失了自我認(rèn)同感，處于矛盾的心理當(dāng)中。

3.2 教學(xué)秘書缺乏清晰的定位

因?yàn)楝F(xiàn)階段的高校對于教學(xué)秘書缺乏清晰的定位，以及教學(xué)秘書自身缺乏自我認(rèn)同感，導(dǎo)致高校與教學(xué)秘書工作人員自身對于本職工作出現(xiàn)錯誤的認(rèn)知。經(jīng)研究調(diào)查可知，大多數(shù)高校秘書的工作內(nèi)容包括了教學(xué)管理人員、教學(xué)服務(wù)人員、勤務(wù)人員以及接待人員等多種工作內(nèi)容，沒有原則的忙碌各種繁瑣的事項(xiàng)。比如，某一高校的教學(xué)秘書除了自身的本職工作之外，還要承擔(dān)黨建、辦公室秘書、班級學(xué)生管理等多項(xiàng)任務(wù)，同時還要承擔(dān)職稱晉升與學(xué)校規(guī)定論文發(fā)表與課題研究等的科研任務(wù)，真的是身兼數(shù)職。

3.3 綜合素養(yǎng)需要提升

高校作為培養(yǎng)高素質(zhì)人才的場所，各學(xué)科都起著育人的作用，所有教師都承擔(dān)育人的職責(zé)，高校教師整體的綜合素養(yǎng)直接決定著學(xué)校教學(xué)工作的效果。不管是基本實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化教育，還是構(gòu)建教育強(qiáng)國，都需要教師團(tuán)隊(duì)具備更高的綜合素養(yǎng)與專業(yè)能力。新時代下，高校教育需要打造一支專業(yè)能力強(qiáng)、教學(xué)能力高的高素質(zhì)教師隊(duì)伍。教學(xué)秘書作為其中的一環(huán)，需要不斷的學(xué)習(xí)，緊跟時代的步伐，掌握先進(jìn)的教學(xué)理念與教學(xué)管理知識，增強(qiáng)服務(wù)師生的能力，同時也要不斷加強(qiáng)自身的思想覺悟，用科學(xué)的思想進(jìn)行工作，樹立正確的三觀，促使教師更好的承擔(dān)引導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)與成長的責(zé)任。

4 新時代高校教學(xué)秘書工作提升策略

4.1 提高綜合素質(zhì)

隨著科技與經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷被應(yīng)用在教學(xué)當(dāng)中，從而促使教育行業(yè)也在不斷的發(fā)展，這就要求高校教學(xué)秘書緊跟時代的步伐，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，在社會的競爭當(dāng)中占據(jù)一席之地。首先，教學(xué)秘書要不斷提高自身的專業(yè)能力。新時代下，要求教學(xué)秘書具備豐富的專業(yè)知識，尤其對教學(xué)秘書自身的科研能力以及管理能力都提出了相應(yīng)的要求，從而使得教學(xué)秘書隊(duì)伍更加的專業(yè)化。其次，教學(xué)秘書要順應(yīng)時代的發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。由于教學(xué)秘書需要承擔(dān)學(xué)校的新媒體運(yùn)營工作，從而拓展教學(xué)秘書的工作范圍，使得教學(xué)順應(yīng)新時代的發(fā)展需求，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)生在線交流與在線分析的新功能。除此之外，教學(xué)秘書也要不斷提高學(xué)校內(nèi)部的信息化管理水準(zhǔn)，所以教學(xué)秘書需要借助外援展開專業(yè)人才培訓(xùn)，促使教學(xué)秘書積極學(xué)習(xí)新時代下的信息化管理能力，確保學(xué)校的日常管理工作可以順利運(yùn)行。最后，教學(xué)秘書要有以學(xué)生為主體的意識。除了學(xué)習(xí)專業(yè)技能以外，教學(xué)秘書還要確保學(xué)生的學(xué)習(xí)不受外界因素的影響，從而保證教師的教學(xué)效果，最終提高學(xué)生的學(xué)習(xí)效率。

4.2 高校應(yīng)該加強(qiáng)對教學(xué)秘書工作的認(rèn)可

首先，高校應(yīng)該從提高學(xué)校教學(xué)能力的方面考慮，加強(qiáng)對教學(xué)秘書工作的認(rèn)可，重點(diǎn)打造一支穩(wěn)定的專業(yè)能力強(qiáng)的專職教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)。首先，教學(xué)秘書需要穩(wěn)定，因?yàn)榉€(wěn)定下來才能求發(fā)展，高校應(yīng)該從學(xué)校的角度出發(fā)，制定相關(guān)的政策，來留住教學(xué)秘書，促使教學(xué)秘書在學(xué)校教學(xué)管理崗位上發(fā)光發(fā)熱，避免因?yàn)轭l繁更換教學(xué)秘書給教學(xué)工作帶來不便。其次，只有專業(yè)能力強(qiáng)的教學(xué)秘書才能確保學(xué)校教學(xué)管理工作的順利有效的進(jìn)行，高校應(yīng)該加強(qiáng)教學(xué)秘書的崗前培訓(xùn)工作，同時也要重視教學(xué)秘書在崗期間的在職進(jìn)修以及定期的培訓(xùn)，要鼓勵教學(xué)秘書去更好的地方進(jìn)修，開闊教學(xué)秘書的眼界，從而提高教學(xué)秘書的能力。

4.3 構(gòu)建完善的考核體系

為了確保教學(xué)管理工作可以全面落實(shí)，應(yīng)該逐步構(gòu)建完善的機(jī)制，來提高工作的效率，尤其要制定完善的考核標(biāo)準(zhǔn)，對于高校教學(xué)秘書的權(quán)限、工作聯(lián)系、任職資格以及工作條件等進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，制定針對性的考核標(biāo)準(zhǔn)，并對高校教學(xué)秘書工作進(jìn)行定期的考核評價。比如，要對教學(xué)秘書的任職資格給出明確的規(guī)定與說明。與此同時，也要對教學(xué)秘書的上班考勤、教務(wù)網(wǎng)站的維護(hù)、會議參加、聽課情況、工作安排以及工作總結(jié)等細(xì)的工作內(nèi)容給出明確的考核，保證高校教學(xué)秘書的工作是規(guī)范的，從而確保高校教務(wù)管理工作的效果。

5 結(jié)語

綜上所述，教學(xué)秘書起著上傳下達(dá)的作用，要承擔(dān)起計劃、實(shí)施、監(jiān)督以及服務(wù)等各項(xiàng)工作，要對教學(xué)工作付出足夠的耐心，有一定的奉獻(xiàn)精神，不斷學(xué)習(xí)教育教學(xué)的政策，堅持教學(xué)的原則與管理的制度，對于教學(xué)管理中出現(xiàn)的問題，具體問題具體分析，給出科學(xué)合理的解決方案，并及時溝通學(xué)校與學(xué)院、教師與學(xué)生之間的關(guān)系，采用合理的管理方案，把教學(xué)的各項(xiàng)規(guī)章制度貫徹到實(shí)處，從而做好起新時代下教學(xué)管理的工作。