淺談如何做好高校數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)

我國(guó)高校數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)剛剛起步，存在著很多困難亟待解決，首先，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，技術(shù)設(shè)備更新周期短，滿足不了數(shù)字化體系的基本需求，缺乏軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)缺乏日常的維護(hù)、升級(jí)和改造，給用戶帶來(lái)了極大的不便，嚴(yán)重影響了資源共享的程度。其次，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)落后，檢索途徑單一。另外，檔案館保存的檔案信息形態(tài)跟不上社會(huì)化的進(jìn)程，只是適應(yīng)傳統(tǒng)的管理與傳播方式，很難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢(shì)，因此，如何做好高校數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)具有非常重要的意義。

一、數(shù)字化檔案館（室）的特征

首先，傳統(tǒng)的檔案館存儲(chǔ)信息的形式是以紙質(zhì)文字為主，而數(shù)字化檔案館（室）館藏的數(shù)字化轉(zhuǎn)變成了光磁性介質(zhì)上的電磁信號(hào)，是以計(jì)算機(jī)可處理的數(shù)字化形式存貯信息。這種轉(zhuǎn)變壓縮了數(shù)字化檔案館（室）的儲(chǔ)存空間，方便了用戶的遠(yuǎn)程檢索，并且為信息組織方式的優(yōu)化和檢索速度的加快提供了條件。其次為了提高檢索速度和效率，數(shù)字化檔案館（室）利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，擴(kuò)大了檢索范圍，實(shí)現(xiàn)了信息檢索智能化。并且數(shù)字化檔案館（室）通過(guò)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的先進(jìn)電子通訊手段，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為環(huán)境，將用戶和高校檔案館及數(shù)據(jù)庫(kù)連接起來(lái)，突破了時(shí)空的限制，真正的實(shí)現(xiàn)了信息和資源的共享。另外，數(shù)字化檔案館（室）突破了人類傳遞信息的限制，用戶使用更加方便，用戶利用計(jì)算機(jī)，可以在一定的權(quán)限范圍中，快捷的使用檔案館館藏信息，真正達(dá)到了需與供的完全同步，實(shí)現(xiàn)了“面向用戶”，不再受空間、時(shí)間的限制。

二、高校數(shù)字化檔案館（室）的建設(shè)

1.加快檔案數(shù)字化建設(shè)，增強(qiáng)檔案意識(shí)

首先，要強(qiáng)化檔案意識(shí)，建立健全學(xué)校檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，集中統(tǒng)一歸檔要堅(jiān)持“三納入”、“四同步”，使檔案信息化管理工作步入規(guī)范化、法制化的軌道。其次，為了加快檔案數(shù)字化的建設(shè)，要健全檔案門類，增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的日常管理和維護(hù)工作，建立穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)安全服務(wù)平臺(tái)，完善軟件系統(tǒng)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，如：庫(kù)房自動(dòng)滅火系統(tǒng)的購(gòu)置安裝、電子標(biāo)簽安裝系統(tǒng)、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件等等，增強(qiáng)數(shù)字檔案信息安全保存，加強(qiáng)基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)的建設(shè)，如：網(wǎng)絡(luò)安全管理軟件維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)版防病毒軟件等等，方便管理和和高效訪問(wèn)。

2.完善信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)數(shù)字檔案資源庫(kù)的建設(shè)

根據(jù)數(shù)字檔案館（室）的功能需要，數(shù)字化檔案館（室）的建設(shè)需要具備良好的基礎(chǔ)設(shè)施條件，如：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、檔案數(shù)字加工設(shè)備、視頻音頻信息采集設(shè)備等等。并且還要建立綜合管理系統(tǒng)平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架，適應(yīng)發(fā)展的需要，滿足檔案信息化功能需求的。

高校數(shù)字化檔案館（室）數(shù)字檔案資源庫(kù)主要包括檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案數(shù)據(jù)資源等，加強(qiáng)數(shù)字檔案資源庫(kù)的建設(shè)，就是要加強(qiáng)與數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)的數(shù)字資源處理，如：接受、遷移、整合、存儲(chǔ)等。數(shù)字檔案信息的功能是整理、錄入、集成數(shù)字檔案信息。而數(shù)字檔案管理信息的數(shù)字檔案信息導(dǎo)入功能主要是由數(shù)字信息轉(zhuǎn)化功能實(shí)現(xiàn)的，經(jīng)過(guò)檔案室加工處理后，再利用數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)進(jìn)行處理，各類非結(jié)構(gòu)化的數(shù)字信息，最終能夠形成結(jié)構(gòu)化的數(shù)字信息。

3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程

開展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，需要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案人員能夠利用歸檔的電子文件，熟悉電子文件加工歸檔和服務(wù)流程，開發(fā)檔案信息，開展檔案編研，掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、規(guī)律和方法，從而更好地為用戶服務(wù)。同時(shí)，為了適應(yīng)日新月異的數(shù)字化管理工作的需要，檔案人員要注重工作理念、技能、知識(shí)結(jié)構(gòu)等的及時(shí)更新，時(shí)刻牢記“全心全意為學(xué)生服務(wù)”的宗旨，主動(dòng)幫助在學(xué)習(xí)和生活上有困難的學(xué)生，堅(jiān)持以人為本的理念，對(duì)所有學(xué)生一視同仁，之中把握學(xué)籍管理為育人服務(wù)的方向，具備高度的敬業(yè)精神。

每年之中高校各部門的信息系統(tǒng)和網(wǎng)頁(yè)都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)字文檔，這些數(shù)據(jù)涉及到了各個(gè)方面，是非常珍貴、豐富的信息資源，如：教學(xué)、科研、后勤等等。并且校園內(nèi)的教育網(wǎng)，為這些信息的傳播和共享提供了天然的平臺(tái)。因此，要通過(guò)對(duì)校內(nèi)機(jī)關(guān)、院系、后勤等部門的信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)查分析，結(jié)合校檔案館（室）的館藏情況，整合校內(nèi)信息資源，對(duì)一些重要的、館藏優(yōu)質(zhì)資源（歷史檔案、科研成果等），確定其具有歸檔價(jià)值的信息，優(yōu)先優(yōu)化館藏檔案目錄，對(duì)于一些急需保護(hù)、利用率高的檔案（如：一些字跡模糊的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等），做好信息資源整合。

三、高校數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題

在高校數(shù)字化檔案館建設(shè)的過(guò)程中，不但要完善檔案數(shù)字化的保障措施，注意檔案的保密性和安全性，還要注意重要檔案數(shù)字化處理的優(yōu)先性，統(tǒng)一檔案數(shù)字化建設(shè)的模式。首先，在數(shù)據(jù)后期存儲(chǔ)及最終檔案信息的利用上，高校檔案管理工作者要建立完善管理制度和技術(shù)保障機(jī)制，在每一個(gè)可改變、不安全的環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控和限控，給服務(wù)器安裝存儲(chǔ)加密設(shè)備，未雨綢繆，完善檔案利用的保密制度。其次高校檔案管理工作者就利用率較高的檔案，必須要通過(guò)一定的標(biāo)準(zhǔn)篩選，才能發(fā)進(jìn)行數(shù)字化處理，如：畢業(yè)生花名冊(cè)、學(xué)籍卡等學(xué)籍類檔案。同時(shí)，高校檔案室必須提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)，通過(guò)對(duì)專兼職檔人員數(shù)字化檔案知識(shí)理論進(jìn)行培訓(xùn)。并且要購(gòu)置硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，為檔案數(shù)字化工作提供專門的數(shù)字化技術(shù)操作間，確保檔案數(shù)字化工作的順利開展。另外，數(shù)字化處理過(guò)程要根據(jù)檔案管理的內(nèi)部結(jié)構(gòu)原理，尊重檔案工作的內(nèi)在規(guī)律，確定科學(xué)、合理的工作程序，統(tǒng)一檔案數(shù)字化建設(shè)的模式。如：成立檔案數(shù)字化處理工作專班，確保掃描圖像清晰有效和明明準(zhǔn)確等等。

（作者單位：貴州理工學(xué)院）