淺談醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備是開展診療、檢驗(yàn)、預(yù)防、放射、教學(xué)等各項(xiàng)工作的重要工具。隨著先進(jìn)的醫(yī)療技術(shù)和現(xiàn)代化醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)學(xué)診斷、手術(shù)治療、康復(fù)醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域的大量應(yīng)用，如何科學(xué)管理醫(yī)療設(shè)備使其能充分、高效的運(yùn)用于臨床，提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平，已經(jīng)越來越受到醫(yī)院的重視。由于醫(yī)療設(shè)備數(shù)量的增加和使用頻率的增高，其管理、維護(hù)等方面的問題也隨之而來。醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院對其進(jìn)行正常使用、維護(hù)和技術(shù)性能開發(fā)不可缺少的資料，建立醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度非常必要。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案的內(nèi)容

1、全院和各科室醫(yī)療設(shè)備報(bào)表，包括設(shè)備編號(hào)、設(shè)備名稱、型號(hào)、產(chǎn)地、價(jià)格、經(jīng)費(fèi)來源、設(shè)備分類、用途、購置日期、啟用日期、使用科室等。

2、醫(yī)院每年通過設(shè)備管理委員會(huì)討論同意的醫(yī)療設(shè)備采購計(jì)劃、大型設(shè)備申報(bào)文件和醫(yī)療設(shè)備的出入庫登記。

3、醫(yī)療器械審批表、醫(yī)療器械論證表、考察報(bào)告、談判記錄、設(shè)備委員會(huì)討論備忘錄、供應(yīng)商資質(zhì)證明、醫(yī)療器械三證并加蓋供貨單位公章，需政府采購的要填寫政府采購登記表，需國際招標(biāo)的要招標(biāo)代理協(xié)議、投標(biāo)文件，需進(jìn)口設(shè)備的要外貿(mào)代理協(xié)議、貨運(yùn)單、海關(guān)報(bào)關(guān)單、商檢部門的檢測文件、免稅證明、檢驗(yàn)檢疫證明、報(bào)價(jià)單，是大型醫(yī)用設(shè)備的要廳、部下發(fā)的大型設(shè)備資源配置許可文件。

4、貨物配置清單，隨機(jī)文件，醫(yī)療器械開箱驗(yàn)收鑒定書，產(chǎn)品價(jià)格，產(chǎn)品樣本，使用和維修手冊，線路圖及有關(guān)技術(shù)資料，合格證。

5、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)制度，安裝調(diào)試記錄及使用維修記錄，性能鑒定書。

6、醫(yī)院每年強(qiáng)制檢定醫(yī)療設(shè)備統(tǒng)計(jì)表，各類醫(yī)療設(shè)備的計(jì)量要求和標(biāo)準(zhǔn)及計(jì)量結(jié)果與計(jì)量周期。

7、設(shè)備改裝、醫(yī)療器械報(bào)廢審批表。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案的作用

1、便于把好醫(yī)療設(shè)備購置的第一關(guān)

醫(yī)療設(shè)備按照其功能可以概括為診斷設(shè)備、治療設(shè)備和輔助設(shè)備三大類。醫(yī)療服務(wù)的需求最先反映在設(shè)備檔案之中，它是醫(yī)療需求的第一信號(hào)，它能為臨床科室是否購置新設(shè)備提供可靠、有用的依據(jù)。在這三大類中，哪些急需采購、哪些暫時(shí)不購、哪些堅(jiān)決采購，通過查閱設(shè)備檔案清清楚楚、一目了然。在三大類醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，整理和建立診斷設(shè)備檔案非常重要，特別是對一所綜合性醫(yī)院尤為重要。正確選購診斷設(shè)備有利于患者病情的有效治療，盲目和重置設(shè)備必然給醫(yī)院帶來不必要的浪費(fèi)。此時(shí)此刻，設(shè)備檔案需要發(fā)揮有效地引導(dǎo)作用，通過已建立的醫(yī)療設(shè)備檔案體系把好第一關(guān)，確定購置與否，避免重復(fù)購置，為醫(yī)院把關(guān)，降低成本、減少浪費(fèi)。

2、方便醫(yī)療設(shè)備的保養(yǎng)與維修

通過醫(yī)療設(shè)備的使用記載，查閱設(shè)備的技術(shù)情況、完好率、利用率、維修率、報(bào)廢率，從而提前報(bào)告和督促有關(guān)維修科室及時(shí)進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備維修。堅(jiān)持把設(shè)備運(yùn)行狀況記錄納入設(shè)備管理系列，雖然有一些麻煩和難度，但做好了之后就能夠拓展和延伸醫(yī)療設(shè)備檔案管理服務(wù)的范圍，為醫(yī)院降低成本，增加可觀的經(jīng)濟(jì)效益。正如我們工作中平時(shí)所見，有些科室為了獲得短期經(jīng)濟(jì)效益，對使用率較高的醫(yī)療設(shè)備長期使用磨損，無記錄、無記載、拼設(shè)備拼消耗，一旦出現(xiàn)故障，維修起來十分困難，有些因維修費(fèi)用高昂而提前進(jìn)入報(bào)廢行列，其結(jié)果是不僅給醫(yī)院造成經(jīng)濟(jì)損失，而且會(huì)影響病人的繼續(xù)診斷治療。

3、提高醫(yī)療技術(shù)人員對設(shè)備檔案知識(shí)的認(rèn)識(shí)

通過對醫(yī)務(wù)人員宣傳檔案方面的知識(shí)，提高醫(yī)療技術(shù)人員的檔案意識(shí)，進(jìn)一步了解設(shè)備檔案的范圍、類別以及為社會(huì)提供服務(wù)的途徑，在設(shè)備使用過程中，注重檔案資源潛在的知識(shí)價(jià)值，注重原始資料的積累與保存，為今后儀器設(shè)備的良好運(yùn)行提供更好的保障，進(jìn)而發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

三、加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理

1、強(qiáng)化歸檔意識(shí)，建立健全設(shè)備檔案管理制度

（1）制度化管理。制度建設(shè)是做好檔案工作的有力保障，建立并完善設(shè)備檔案的保管制度，不斷提高管理水平，使設(shè)備檔案處于最佳保管狀態(tài)，便于隨時(shí)開展有效的服務(wù)。建立并完善設(shè)備檔案的借閱與使用權(quán)限制度，嚴(yán)格控制設(shè)備檔案的查閱，嚴(yán)禁非技術(shù)人員未經(jīng)允許查閱設(shè)備檔案，加強(qiáng)設(shè)備檔案的安全性和保密性。

（2）標(biāo)準(zhǔn)化管理。設(shè)備檔案管理正在納入醫(yī)療質(zhì)量目標(biāo)管理制度中，從檔案的收集、整理到最后的分類、編號(hào)及案卷目錄、卷內(nèi)目錄的書寫符合檔案局對設(shè)備檔案要求的規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)，做到條理清楚、目標(biāo)明確、保存完整，為今后的提供利用打下良好的基礎(chǔ)。

（3）現(xiàn)代化管理。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案部門需要不斷更新技術(shù)和設(shè)備才能滿足社會(huì)的需要，同時(shí)檔案人員也必須具備現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的實(shí)際操作能力，可以通過多形式、多層次的培訓(xùn)不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)，科學(xué)的管理和保存檔案，逐步提高醫(yī)療設(shè)備檔案的管理水平。通過互聯(lián)網(wǎng)建立統(tǒng)一的醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資源整合和共享，便于醫(yī)療設(shè)備使用效益的分析，充分發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值，為有效應(yīng)對突發(fā)事件和緊急事件提供信息保障，為醫(yī)療工作提供高效、優(yōu)質(zhì)、快速的服務(wù)。

2、將設(shè)備檔案的管理納入醫(yī)療質(zhì)量目標(biāo)管理

設(shè)備檔案應(yīng)納入醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量目標(biāo)管理，建立健全專職檔案人員目標(biāo)管理體系。要設(shè)立檔案管理委員，由主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室負(fù)責(zé)人組成，綜合檔案室下設(shè)設(shè)備檔案分室及兼職檔案人員，建立科學(xué)的、完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

在實(shí)際工作中，專職檔案人員定期對設(shè)備檔案工作進(jìn)行督察指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從購置儀器立項(xiàng)到儀器運(yùn)營，不同階段有不同的收集內(nèi)容，明確分工，落實(shí)到人，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，相關(guān)人員要積極配合檔案人員做好設(shè)備材料的收集、整理、分類等工作，掌握儀器購置進(jìn)展過程中所形成的原始記錄及隨機(jī)材料，避免材料的缺失。

（作者單位：衡水市哈勵(lì)遜國際和平醫(yī)院）