從公共管理視角論高校圖書館的管理創(chuàng)新

蘇州工藝美術(shù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館

〔江蘇省蘇州市 215104〕

符 露

一、公共管理與圖書館管理

管理是人類社會協(xié)同勞動(dòng)與共同生活的產(chǎn)物。在一定的環(huán)境及條件下,具體的管理活動(dòng)雖然千差萬別,但管理的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)及控制職能是一切管理活動(dòng)所共有的。隨著社會分工和生產(chǎn)社會化的發(fā)展,管理活動(dòng)已成為人類實(shí)踐活動(dòng)的重要組成部分,并廣泛滲透到社會生活的各個(gè)領(lǐng)域,成為人類社會發(fā)展和文明進(jìn)步的重要途徑。公共管理形成于19世紀(jì)末 20世紀(jì)初,與行政國家及西方文官制度相伴而生。公共管理是指公共組織有效地提供公共物品及服務(wù)。雖然公共管理的產(chǎn)生僅有一百多年的歷史,但它的發(fā)展歷程卻經(jīng)歷了三次重大的理論轉(zhuǎn)換。由此可以看出,公共管理學(xué)科具有強(qiáng)大的生命力與創(chuàng)新力。

在公共組織的類型中,圖書館屬于非強(qiáng)制性公共組織,這類組織最大的特點(diǎn)是服務(wù)性和非強(qiáng)制性。圖書館的管理活動(dòng)可以概括為:在一定的環(huán)境與條件下,運(yùn)用和配置圖書館各類要素及資源,為了實(shí)現(xiàn)向讀者提供知識服務(wù)的目標(biāo)而進(jìn)行的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等活動(dòng)的總和。圖書館管理具有科學(xué)性、藝術(shù)性、服務(wù)性、公共性等特點(diǎn),圖書館的人員、目標(biāo)、機(jī)構(gòu)、制度、文化、組織結(jié)構(gòu)、支持硬件等要素構(gòu)成了圖書館的各種基本活動(dòng)與功能。圖書館管理與公共管理雖然管理的主體與客體有所區(qū)別,但它們與管理一脈相承。因此,在研究圖書館管理工作時(shí),吸取與借鑒公共管理研究方法、工具、途徑、理論具有重要的理論意義與實(shí)踐意義。

二、運(yùn)用公共管理理論分析圖書館管理要素

圖書館是一個(gè)有機(jī)的“生命體”,具有自身的生命周期。隨著社會環(huán)境的變化及組織自身的成長,需要各種類型的管理創(chuàng)新,變革與發(fā)展成為圖書館面臨的重要問題。改革是組織發(fā)展的手段,是針對問題本質(zhì)所選擇的應(yīng)用手段。通過分析圖書館的組織特點(diǎn)、發(fā)展階段、發(fā)展水平,考察圖書館的組織、領(lǐng)導(dǎo)、計(jì)劃、人事等管理要素的特點(diǎn)及現(xiàn)狀,有針對性地采取干預(yù)技術(shù)與改革措施,可以增進(jìn)圖書館的效能,促進(jìn)圖書館的自我更新與發(fā)展。

(一)圖書館組織結(jié)構(gòu)

一個(gè)組織存在的目的,在于克服個(gè)體智能與體能的限制,達(dá)成組織的共同目標(biāo)。圖書館組織是圖書館管理的載體與依托,其組織結(jié)構(gòu)對管理的過程與行為有比較直接的影響。組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)需要考慮管理層次與管理幅度這兩個(gè)重要的因素。管理層次在于區(qū)分工作任務(wù)與職權(quán)輕重,管理幅度則是衡量工作復(fù)雜性的重要標(biāo)志。由于數(shù)字技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)在圖書館的普遍運(yùn)用,圖書館的業(yè)務(wù)更加多樣與豐富,讀者綜合素質(zhì)普遍有所提高,讀者獲取信息與知識的能力大大增強(qiáng),圖書館收藏的文獻(xiàn)信息內(nèi)容與載體形式更加多樣,圖書館員工的服務(wù)意識與專業(yè)水平進(jìn)一步有所提升。這些內(nèi)部與外部環(huán)境和條件的變化,對圖書館組織結(jié)構(gòu)提出了新的要求。一方面,要求圖書館組織結(jié)構(gòu)要體現(xiàn)分工明確、權(quán)力集中,各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)控制嚴(yán)格、信息傳遞通暢;另一方面,要求圖書館的工作要具有靈活性,能充分發(fā)揮員工積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)新性,讓工作人員擁有較大的自主權(quán)與執(zhí)行權(quán)。然而,現(xiàn)實(shí)中圖書館的組織結(jié)構(gòu)卻少有改動(dòng)。其主要原因:一是圖書館工作人員的流動(dòng)與更新速度有限;二是工作任務(wù)的分配及職權(quán)長期保持不變;第三,雖然組織結(jié)構(gòu)的合理性對工作效率有直接地影響,但圖書館的決策者、領(lǐng)導(dǎo)者卻常常忽視這一點(diǎn)。因此,圖書館領(lǐng)導(dǎo)者需要加強(qiáng)對圖書館組織結(jié)構(gòu)的認(rèn)識與研究,克服組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的缺點(diǎn),控制好管理層次及幅度之間的比例關(guān)系,管理的縱向?qū)哟闻c橫向部分相互結(jié)合,設(shè)計(jì)出符合本館特點(diǎn)、優(yōu)化資源、提高效益、合理適用的組織結(jié)構(gòu)。

(二)圖書館領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)者

領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)貫串于管理工作的各個(gè)方面,在與人的聯(lián)系上表現(xiàn)為對員工的管制,以保證圖書館目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。圖書館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分利用職務(wù)權(quán)力和個(gè)人權(quán)力實(shí)現(xiàn)全館員工間的良好溝通與協(xié)調(diào),激發(fā)員工的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)新性,以領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)才能、素質(zhì)、權(quán)力、魅力直接或間接地影響圖書館目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及實(shí)現(xiàn)程度。圖書館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)是圖書館專業(yè)領(lǐng)域的專家。首先,他們應(yīng)精通專業(yè)技術(shù)、工作方法和工作程序,掌握好工作制度及政策,只有這樣才具有說服力,才能產(chǎn)生良好的影響。其次,應(yīng)對全館員工有比較深入的了解,能夠嫻熟處理人際關(guān)系,不斷完善公平、公正、公開的人才激勵(lì)機(jī)制,事得其人,人盡其用。最后,圖書館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)具有洞察、判斷問題和現(xiàn)象的能力,能對圖書館全局發(fā)展作出正確的戰(zhàn)略決策。在圖書館的管理活動(dòng)中雖然領(lǐng)導(dǎo)者的作用舉足輕重,但長期以來圖書館領(lǐng)導(dǎo)者的選拔與任用卻得不到應(yīng)有的重視。有的圖書館領(lǐng)導(dǎo)者,雖然是專家、學(xué)者,在其專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)也具有相當(dāng)?shù)闹?但其專業(yè)與圖書館管理并沒有多大的聯(lián)系,這樣的領(lǐng)導(dǎo)者往往不夠得力。也有的圖書館領(lǐng)導(dǎo)者,在管理活動(dòng)中,對于處理上級、下級、同級間人際關(guān)系過于疏忽,因而不能形成工作合力。高校圖書館作為高等學(xué)校一個(gè)重要的學(xué)術(shù)性服務(wù)機(jī)構(gòu),與各部門間的交流及合作必不可少;圖書館內(nèi)部各部門也不是封閉、獨(dú)立的,各個(gè)員工之間的交流與溝通以及全館文化氛圍的形成,既依靠每個(gè)員工的努力,更需要領(lǐng)導(dǎo)者的引領(lǐng),處理好人際關(guān)系,建立起相互間的信任與合作,管理工作會事半功倍。還有的領(lǐng)導(dǎo)者,雖然具有一定的專業(yè)能力,在專業(yè)工作上是專家人物,但在管理工作方面卻水平不高,缺乏領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)與技巧,領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力不能充分發(fā)揮與利用,使圖書館管理水平受到影響。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代,只有擁有品德魅力、知識能力和成功經(jīng)歷,才能獲得和強(qiáng)化權(quán)力,才能領(lǐng)導(dǎo)全體員工為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而積極努力與做出更大貢獻(xiàn)。

(三)圖書館人事管理

隨著信息革命和知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來,人力資源術(shù)語風(fēng)行企業(yè)管理界。 1993年,美國文官制度改革將企業(yè)人力資源管理模式引入公共管理,公共管理的人力資源管理體現(xiàn)了把人當(dāng)做第一資源的精神。在市場經(jīng)濟(jì)條件下,人才進(jìn)入市場,將人力資源作為資源進(jìn)行開發(fā)并形成人力資本,人力資源管理成為一個(gè)組織發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分。當(dāng)前,圖書館的人事管理基本上仍是采用傳統(tǒng)的人事管理模式,注重以事為中心,靠監(jiān)督、紀(jì)律等剛性手段管理員工,忽視員工的心理需求和人作為第一資源的特殊性與重要性,束縛個(gè)人積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性的發(fā)揮,不利于優(yōu)秀人才的脫穎而出,從而浪費(fèi)了社會資源。因此,圖書館的人事管理可以借鑒公共管理經(jīng)驗(yàn),引入企業(yè)人力資源管理模式,創(chuàng)新人事管理體制,實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)、單一和落后的管理方式向科學(xué)、靈活和多樣的管理方式轉(zhuǎn)變,對人力資源進(jìn)行有效開發(fā)、利用、配置,提高圖書館員工的能力與素質(zhì),提高圖書館工作效率與效益。

(四)圖書館文化建設(shè)

組織文化是在該組織核心價(jià)值體系基礎(chǔ)上建立的,并為該組織成員所認(rèn)可的認(rèn)知系統(tǒng)。強(qiáng)勢的組織文化能凝聚成員力量,取得組織成員對組織的認(rèn)同,其微妙的文化滲透力和精神感染力,形成一種穩(wěn)定、無形的精神力量,激勵(lì)、約束、規(guī)范成員的行為,并向組織周圍進(jìn)行輻射,對宏觀社會群體產(chǎn)生影響。圖書館文化是在圖書館活動(dòng)基礎(chǔ)上形成的,其核心為圖書館的價(jià)值取向。它的形成具有歷史性、連續(xù)性、民族性的特點(diǎn)。圖書館文化由理念層、制度層、物質(zhì)層構(gòu)成。理念層圖書館文化是圖書館的精神、價(jià)值觀等,當(dāng)員工確認(rèn)自己應(yīng)遵守道德游戲規(guī)則的充足理由時(shí),圖書館文化的精髓植根于員工內(nèi)心世界的任務(wù)就完成了。它是圖書館文化的最高境界。理念層圖書館文化的建設(shè)需要全體員工的參與。從組織而言,它創(chuàng)造的價(jià)值體系要取得大多數(shù)員工的認(rèn)同與滿意,符合組織特征,遵從社會道德、社會輿論與傳統(tǒng)習(xí)俗;從個(gè)人而言,要通過內(nèi)心的信念、自省、自律、外律來約束自己的行為,遵守社會成員倫理及職業(yè)倫理。圖書館文化史應(yīng)與圖書館發(fā)展史相適應(yīng),應(yīng)隨著社會環(huán)境與內(nèi)部環(huán)境的變化而不斷創(chuàng)新和豐富,應(yīng)通過加強(qiáng)圖書館文化的建設(shè)、理論研究、宣傳與教育,不斷為圖書館文化注入新的生機(jī)與活力,發(fā)揮圖書館文化的導(dǎo)向、凝聚、激勵(lì)、約束、輻射、規(guī)范等功能。制度層圖書館文化是理念層圖書館文化與物質(zhì)層圖書館文化的中間層,它表現(xiàn)在圖書館的內(nèi)部機(jī)制、規(guī)章制度、方針等方面。它有兩層內(nèi)容:一是由圖書館權(quán)威機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的倫理規(guī)范;二是用約束、輿論等手段將設(shè)計(jì)的倫理規(guī)范轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N普遍行為方式。圖書館文化建設(shè)在這一層次上的薄弱環(huán)節(jié)是如何采用有效的方法、手段與機(jī)制將規(guī)范和制度轉(zhuǎn)變成員工的一種習(xí)慣性行為。物質(zhì)層圖書館文化表現(xiàn)在館舍環(huán)境、建筑風(fēng)格、內(nèi)部裝飾、標(biāo)識物等外顯物中,大多數(shù)圖書館建筑結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)多以有利于收藏為主,講究實(shí)用性,往往給人以封閉、安全、厚重的感覺,而對環(huán)境色彩、館舍布局、裝飾效果等對讀者心理及感官產(chǎn)生美感的因素則往往關(guān)注不夠。其實(shí),在圖書館文化的物質(zhì)表達(dá)上將實(shí)用與美結(jié)合起來,不僅能生動(dòng)地傳達(dá)圖書館的文化與精神,更能讓讀者在享用知識服務(wù)的同時(shí),體驗(yàn)環(huán)境的舒適、優(yōu)雅與美好,帶來身心的放松與愉悅。

三、公共管理工具在圖書館管理中的應(yīng)用

公共管理工具是實(shí)現(xiàn)政策目標(biāo)的手段。首先,公共管理工具有著共同屬性和個(gè)體屬性;其次,每一種管理工具都是一種制度化的行動(dòng)模式;最后,這種制度化的行動(dòng)是集體行為,是為了解決公共問題所采取的行動(dòng)。公共管理工具可分為市場化工具、工商管理技術(shù)、社會化手段。當(dāng)前,在公共管理領(lǐng)域?yàn)橛尤蚧⑿畔⒒c國際競爭加劇而出現(xiàn)的全球范圍的公共部門改革引起了圖書館人的關(guān)注。圖書館要生存、要發(fā)展、要?jiǎng)?chuàng)新,就必須打破傳統(tǒng)管理模式的束縛,嘗試運(yùn)用新的理論和工具對圖書館管理進(jìn)行方向性和根本性的調(diào)整,引入市場競爭機(jī)制,強(qiáng)調(diào)顧客服務(wù)導(dǎo)向及提高服務(wù)質(zhì)量的“新公共管理”,進(jìn)行以追求效率與效益為目標(biāo)的管理改革運(yùn)動(dòng),提高圖書館效率及信息服務(wù)水平。因此,對公共管理工具在圖書館管理的應(yīng)用進(jìn)行研究,具有重要的理論意義及實(shí)踐意義。

(一)圖書館志愿者服務(wù)

志愿者服務(wù)是一種社會化手段,是更多地利用社會資源,在一種互動(dòng)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。近年來,高校擴(kuò)大招生成為普遍現(xiàn)象,教學(xué)資源不足、教學(xué)服務(wù)滯后、專業(yè)設(shè)置市場化、就業(yè)壓力增加,圖書館接待學(xué)生讀者人數(shù)急劇增加,讀者對圖書館服務(wù)的內(nèi)容及形式提出了更高的要求,而工作人員配備不足、工作效率低下,使得讀者的需求與圖書館服務(wù)間的矛盾日益顯著。首當(dāng)其沖的應(yīng)是圖書館的流通部門,而在此重點(diǎn)部門引入志愿者服務(wù)不僅能緩解壓力、解決問題,還可以作為圖書館管理改革的一項(xiàng)措施進(jìn)行嘗試。志愿者服務(wù),經(jīng)過實(shí)踐與完善可以在全館各部門加以推廣,以提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量及效率。志愿者來自高校各個(gè)群體,其綜合素質(zhì)普遍較高,積極性、責(zé)任心較普通讀者要強(qiáng),他們既是服務(wù)對象也是服務(wù)者。志愿者服務(wù)最大的優(yōu)點(diǎn)是創(chuàng)新、迅速、公益,其應(yīng)用范圍大,易管理、好控制。志愿者還可以通過創(chuàng)辦社團(tuán)如書友會、讀者協(xié)調(diào)會等,通過辦展覽、講座、競賽等活動(dòng),充實(shí)課余生活,豐富社會實(shí)踐的內(nèi)容,培養(yǎng)綜合素質(zhì),樹立文明讀者的形象,協(xié)助圖書館開展各種活動(dòng),推動(dòng)圖書館讀者文化的建設(shè)。志愿者是信息員、宣傳員,他們利用班級、宿舍、社團(tuán)、同學(xué)會等管道,構(gòu)建穩(wěn)定的宣傳網(wǎng)絡(luò),將圖書館各類信息傳遞到讀者群中。圖書館可以通過志愿者這一中間群體了解廣大讀者的切實(shí)需求,通過志愿者搭建讀者與圖書館交流的平臺,實(shí)現(xiàn)圖書館與讀者的溝通與協(xié)調(diào)。志愿者可以協(xié)助圖書館工作人員開展基礎(chǔ)性管理工作,如報(bào)紙整理、圖書整架、破損圖書修補(bǔ)等。志愿者通過圖書館的工作經(jīng)歷,可以豐富個(gè)人知識結(jié)構(gòu),培養(yǎng)多種能力及興趣,加深對圖書館的了解與認(rèn)識。圖書館則可以利用志愿者,使服務(wù)多元化,培養(yǎng)業(yè)余工作隊(duì)伍,緩解業(yè)務(wù)壓力。

(二)圖書館業(yè)務(wù)外包

業(yè)務(wù)外包是將民事中的合同制引入到公共管理領(lǐng)域之中。圖書館可以引進(jìn)公共管理業(yè)務(wù)外包的管理思路,將工作人員從非主流、非技術(shù)性、非重點(diǎn)的工作中解脫出來,使工作人員有更多的時(shí)間與精力投入到圖書館更有價(jià)值、更具創(chuàng)新性與挑戰(zhàn)性的工作中去,創(chuàng)造更高的勞動(dòng)價(jià)值及社會效益。目前,圖書館常見的外包業(yè)務(wù)主要是采編、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、信息服務(wù)、后勤事務(wù)、人力資源等。圖書館業(yè)務(wù)外包要充分發(fā)揮其降低運(yùn)作成本、優(yōu)化工作程序、提高工作效率等優(yōu)點(diǎn),克服可能出現(xiàn)的各種問題。圖書館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)制定圖書館業(yè)務(wù)外包程序,嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)外包范圍,公平、公開、合理地選擇合作商,多方面、多層次、多角度地創(chuàng)造有利于業(yè)務(wù)外包發(fā)展的內(nèi)部與外部環(huán)境,做到業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢互補(bǔ)。

(三)面向工作人員的行為激勵(lì)

行為激勵(lì)方法屬于行為科學(xué),是一種思想教育手段,是通過對組織成員進(jìn)行確定的、有目的的、有系統(tǒng)的心理誘導(dǎo)和行為激勵(lì),引導(dǎo)工作人員自覺地為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而努力的管理方法。圖書館管理內(nèi)容與管理要素復(fù)雜而多樣。其中,最為突出的是對人的管理。而對人的動(dòng)機(jī)、人的需要、人的性格等問題進(jìn)行分析和研究是對圖書館工作人員行為進(jìn)行全面、完整把握的關(guān)鍵。從滿足人的需求來說,應(yīng)將圖書館每一位工作人員都當(dāng)成社會人來看待,考慮其不僅有生存的需求,也有作為社會成員發(fā)展及自我實(shí)現(xiàn)的需求。因此,給每位工作人員設(shè)置一定的滿足目標(biāo),給予他們信任與尊重,提供良好的工作環(huán)境,給予成就、發(fā)展的機(jī)會,引發(fā)他們的期待,激勵(lì)他們?nèi)ヅψ非蟆娜说膭?dòng)機(jī)方面來說,創(chuàng)造公平的競爭激勵(lì)機(jī)制,產(chǎn)生優(yōu)勝劣汰的結(jié)果,其條件是保證競爭在公平的基礎(chǔ)上進(jìn)行,競爭的結(jié)果得到公正的評判,在成員中引發(fā)基本的心理平衡。獎(jiǎng)懲激勵(lì)是一種誘導(dǎo)行政方法。它主要是運(yùn)用獎(jiǎng)勵(lì),特別是懲罰來影響、調(diào)動(dòng)成員工作的積極性。圖書館領(lǐng)導(dǎo)者要科學(xué)、合理地運(yùn)用這一手段,在全館形成一種激勵(lì)氛圍。對于那些工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、無私奉獻(xiàn)、克己奉公的工作人員,不僅要在物質(zhì)上給予獎(jiǎng)勵(lì),在精神上也要給予鼓勵(lì)、認(rèn)可與推崇;而對于那些對工作不關(guān)心、不投入、不盡責(zé)的工作人員,要給予行政及物質(zhì)的懲罰。通過旗幟鮮明地支持先進(jìn)、鞭策后進(jìn),促進(jìn)工作人員向正確方向努力發(fā)展。

(四)圖書館績效管理

績效是一個(gè)單位中,組織或個(gè)人的實(shí)際工作表現(xiàn)和工作成績。圖書館績效管理就是以績效和結(jié)果為導(dǎo)向,利用績效信息設(shè)定統(tǒng)一的績效目標(biāo),進(jìn)行資源配置與優(yōu)先順序的安排,以實(shí)現(xiàn)圖書館的目標(biāo)。圖書館績效管理應(yīng)與獎(jiǎng)懲機(jī)制相聯(lián)系,與成本和效益相聯(lián)系,與工作人員素質(zhì)測評和工作績效測評相結(jié)合,調(diào)動(dòng)與發(fā)揮工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。圖書館績效管理是一項(xiàng)綜合、系統(tǒng)的管理過程,在實(shí)施中存在績效方法、技術(shù),成員心理因素,集體認(rèn)可、執(zhí)行程度,內(nèi)外部政策及制度等因素的影響。因此,在績效管理過程中,要注意績效評估、績效衡量體系、績效追蹤等環(huán)節(jié)的控制與檢測。

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